Meeting atau rapat merupakan salah satu kegiatan yang masuk dalam agenda perusahaan. Baik dilakukan secara rutin maupun insidental, rapat dapat menjadi forum diskusi untuk menyamakan persepsi, memonitor kemajuan dalam tugas-tugas yang tengah dijalankan, atau menjadi ajang untuk menyelesaikan suatu masalah. Agar manfaat serta tujuan utamanya bisa dicapai oleh seluruh pihak yang terlibat, rapat harus dijalankan secara efektif, kondusif, dan bebas dari segala jenis gangguan. Private meeting di coworking space bisa menjadi alternatif untuk memperoleh seluruh hal tersebut.
5 Tips Agar Private Meeting di Coworking Space Makin Efektif
Berikut adalah beberapa tips yang bisa diterapkan untuk mengadakan rapat yang efektif, termasuk memaksimalkan fungsi agenda rapat dan memanfaatkan fasilitas di coworking space Jakarta atau kota-kota lainnya.
1. Tentukan waktu dan durasi rapat yang tepat
Private meeting di coworking space yang efektif tidak perlu dilakukan dalam durasi panjang. Anda tetap bisa menjalankan rapat efektif dan kondusif dalam waktu singkat, asalkan agenda rapat disusun dengan jelas dan teratur. Jika rapat berlangsung cukup lama, sebaiknya Anda memberikan break atau jeda sejenak agar seluruh peserta rapat dapat mengistirahatkan diri dan mengembalikan konsentrasi.
Baca tips startup lainnya:
Sementara itu, dalam penentuan waktu rapat, usahakan untuk menghindari waktu yang mendekati jam istirahat atau akhir jam kerja. Jika rapat belum mencapai kesimpulan saat waktu istirahat kian dekat, konsentrasi peserta rapat dapat berkurang, sehingga membuat rapat tidak berjalan optimal. Waktu ideal untuk melangsungkan rapat adalah pada pagi hari atau setelah jam istirahat.
2. Sebelum rapat dimulai, pastikan seluruh fasilitas berfungsi dengan baik
Selain mempersiapkan peserta, fasilitas penunjang rapat pun tidak boleh luput dari perhatian. Sebelum rapat dimulai, pastikan dulu jika seluruh fasilitas yang akan digunakan dalam kondisi baik dan tidak mengalami gangguan berarti. Untuk presentasi, misalnya, pastikan jika laptop dan proyektor dapat terhubung dengan baik. Anda bisa memasangkan perangkat tersebut sebelum membuka rapat.
Persiapkan pula data cadangan yang berisi materi presentasi untuk menghindari data yang corrupt atau tidak dapat diakses. Pengecekan ulang perangkat dan fasilitas tambahan lain juga perlu dilakukan. Jangan sampai private meeting di coworking space Anda terhambat atau tertunda hanya karena gangguan teknis yang disebabkan kerusakan pada fasilitas.
3. Berikan agenda rapat pada seluruh peserta yang akan hadir
Agenda rapat berfungsi untuk memberikan gambaran mengenai topik atau materi yang akan dibahas dalam private meeting. Di dalam suatu agenda umumnya juga terdapat waktu pelaksanaan serta susunan acara rapat. Agenda rapat bisa diberikan 1-2 hari sebelum waktu rapat atau beberapa jam sebelum rapat dimulai. Dengan begitu, peserta dapat memperoleh gambaran umum dan mempersiapkan diri, bahkan sebelum mereka menghadiri rapat. Agar bisa membuat private meeting lebih efektif, Anda pun bisa mencantumkan peraturan tambahan dalam agenda rapat, termasuk imbauan untuk hadir tepat waktu dan konsekuensi bagi peserta yang terlambat hadir.
4. Buka rapat setelah seluruh peserta hadir
Peserta yang terlambat hadir, lalu kemudian muncul saat rapat tengah berlangsung adalah situasi yang cukup menganggu. Selain membuat presentasi atau diskusi terhenti sejenak, peserta rapat yang baru hadir juga akan tertinggal dalam menerima informasi yang sudah atau sedang disampaikan.
Oleh karena itu, akan lebih baik jika rapat dibuka saat seluruh peserta dipastikan telah hadir. Agar hal ini bisa berjalan dengan efektif, diperlukan komunikasi antarpeserta dan seluruh pihak perusahaan yang terlibat dalam rapat. Peserta rapat harus diimbau untuk mengabarkan kepada ketua rapat atau peserta lain jika akan terlambat atau berhalangan hadir.
5. Gunakan fasilitas private meeting room di coworking space
Saat ini, Anda bisa dengan mudah menemukan coworking space di Jakarta serta sejumlah kota besar lain di Indonesia. Ruang kerja bersama ini biasanya menawarkan pula ruang khusus untuk private meeting yang dilengkapi fasilitas kedap suara, meja dan kursi konferensi yang nyaman, serta perangkat rapat yang mutakhir. Fasilitas tersebut bisa menjadi alternatif jika Anda ingin menjalankan private meeting yang lebih kondusif.
Itulah beberapa tips yang bisa dilakukan untuk mengadakan private meeting yang bebas gangguan. Untuk penyewaan ruang private meeting yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda atau pengadaan fasilitas rapat yang berkualitas, Mbiz.co.id bisa dijadikan solusi terbaik. Dengan berbagai layanan jasa dan pengadaan barang kebutuhan perusahaan yang ditawarkan, Mbiz.co.id akan membantu Anda menjalankan private meeting yang lebih efektif dan tepat sasaran.