Direct Procurement vs Indirect Procurement

Direct Procurement vs Indirect Procurement

Ketika Mayweather mengalahkan Pacquiao Mei 2015 lalu, petinju Amerika Serikat menerima hadiah sebanyak USD 100 juta. Bahkan juara dunia kelas welter itu dilaporkan membawa pulang nominal uang dua kali lipat jumlahnya. Untuk ukuran pendapatan individu, angka tersebut jelas fantastis, tetapi kurang berarti jika dikaitkan dengan profit perusahaan.

Sebuah perusahaan bisa meraup laba jauh lebih banyak daripada perolehan Mayweather. Salah satunya dengan menggunakan metode pengadaan barang dan jasa melalui media digital, atau e-procurement. Di Indonesia, instansi pemerintah lebih sering menyebutnya dengan istilah LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik).

Seperti diketahui bahwa procurement sendiri merupakan segala aktivitas pelaku bisnis dalam mewujudkan pengadaan barang atau jasa, baik terkait kebutuhan produksi maupun pendukungnya. Jenis kebutuhan selalu menyesuaikan dengan bidang usaha yang sedang dijalankan.

Sementara e-procurement adalah metode terkini dalam bidang pengadaan barang dan jasa. Seluruh proses pengadaan, mulai dari pengumuman proyek, lelang, pengajuan penawaran, penunjukan vendor, kontrak, hingga kontrol, dilaksanakan melalui platform digital.

Sama dengan metode konvensional, e-procurement juga mengklasifikasikan bentuk pengadaan menjadi dua, yakni direct dan indirect procurement (pengadaan langsung dan tidak langsung). Pembagian tersebut tercipta berdasarkan tujuan dari pelaksanaan belanja pengadaan.

Procurement pada umumnya memiliki tujuan utama, yakni peningkatan produktivitas dan kelancaran operasional perusahaan. Dua hal inilah yang menjadi dasar klasifikasi procurement.

Sedikit Mendalami Direct Procurement vs Indirect Procurement

Direct procurement adalah pengadaan barang atau jasa terkait dengan kebutuhan kuantitas dan kualitas produksi perusahaan. Sedangkan indirect procurement merupakan pengadaan barang dan jasa demi kelancaran sektor operasional.

Sebagai contoh pada perusahaan sepatu Adidas. Direct procurement pada Adidas meliputi pengadaan bahan mentah, seperti lembaran kulit, benang nilon, karet, komponen kemasan, dan lain sebagainya. Direct procurement selalu erat kaitannya dengan kebutuhan produksi barang jadi. Oleh karena itu, praktiknya lebih banyak ditemui pada perusahaan manufaktur.

Namun bukan berarti produsen seperti Adidas tidak perlu melaksanakan indirect procurement. Kebutuhan alat tulis, mesin cetak, kebersihan kantor, dan lain-lain, perlu dipenuhi demi lancarnya alur administrasi. Para desainer sepatu pun membutuhkan peningkatan keahlian agar mampu berkreasi lebih jauh, menciptakan model sepatu terbaru yang digemari konsumen. Untuk itu Adidas pun mengalokasikan bujet khusus pembelanjaan buku-buku desain, serta menyelenggarakan berbagai pelatihan bagi desainer dan karyawan lain. Aktivitas tersebut juga termasuk pengadaan tidak langsung.

Jika dilihat dari contoh di atas, sekilas tampak bahwa direct procurement lebih berdampak signifikan daripada indirect procurement. Direct procurement berperan langsung terhadap aktivitas produksi, sementara indirect procurement lebih bersifat komplementer. Tanpa pelaksanaan indirect procurement pun, perusahaan masih bisa menghasilkan produk, meski sistem internalnya bakal amburadul. Sebaliknya, mengesampingkan pengadaan langsung akan mengganggu proses produksi, sehingga berpotensi mengurangi pendapatan.

Singkat kata, pada dasarnya pengaruh kedua jenis pengadaan tersebut tidak bisa dibandingkan. Masing-masing memiliki detail berbeda, meskipun menggunakan prosedur yang hampir sama.

  1. Direct procurement

Pendapat bahwa direct procurement berpengaruh langsung terhadap keuntungan perusahaan bisa dibenarkan. Aktivitas ini jelas menjadi motor utama dari perputaran roda produksi. Mustahil pabrik bisa menghasilkan komoditas tanpa memperoleh suplai bahan mentah.

Pengadaan langsung merupakan sebuah proses yang rumit. Sejak awal aktivitas ini melibatkan banyak pihak, baik dari luar maupun internal perusahaan. Pihak internal, meliputi divisi pengadaan, pembelian, pengatur suplai, dan bagian produksi. Sementara pihak eksternal, yaitu perantara dan pemasok komoditas yang jumlahnya bisa lebih dari satu, serta penyedia jasa logistik dan ekspedisi pengiriman.

Direct procurement bersifat kontinyu, berjalan selama berlangsungnya proses produksi. Semua pihak berkolaborasi menyelesaikan seluruh prosedur pengadaan. Kinerja mereka akan bergantung penuh antara satu dengan yang lain. Diikat kontrak berdasarkan tenggat waktu dan kuota produksi. Ini berarti kendala yang terjadi di satu titik akan berimbas pada titik lainnya. Demikian pula dengan setiap perubahan yang terjadi. Perubahan kuota akan turut memengaruhi penurunan atau peningkatan arus suplai barang kebutuhan manufaktur.

Jadi kita bisa menyimpulkan bahwa pengadaan langsung bukan hanya soal bagaimana membeli komoditas dan melunasi pembayaran. Tapi juga tentang menjaga stabilitas kinerja setiap elemen yang terlibat, demi kelancaran produksi saat ini hingga masa mendatang.

  1. Indirect procurement
Indirect procurement
source: ThomasNet

Setiap perusahaan tanpa terkecuali, membutuhkan alat-alat operasional. Berbagai jenis barang, seperti bangunan kantor, situs pabrik, air dan listrik, perangkat administrasi, pemasaran, transportasi, dan lain sebagainya, adalah kebutuhan primer perusahaan.

Perusahaan memperoleh barang-barang tersebut melalui aktivitas indirect procurement. Barang kebutuhan tersebut nyaris tidak terkoneksi sama sekali dengan komoditas utama, apalagi menghasilkan keuntungan finansial pada perusahaan. Oleh karena itu istilah indirect procurement sering didefinisikan sebagai pengadaan barang yang tujuannya bukan untuk dimodifikasi atau dipasarkan kembali.

 

Prosedurnya lebih identik dengan sistem ‘beli putus’. Kecuali perusahaan menerapkan kebijakan untuk meng-update perangkat operasional secara berkala. Itupun jauh dari proses rumit dan kontinyu layaknya direct procurement.

Maka dari itu, aktivitas pengadaan bisa berjalan tanpa melibatkan banyak pihak. Perusahaan tak perlu melakukan kontrol ketat, kecuali untuk memastikan bahwa kebutuhan terpenuhi dengan baik lewat biaya rasional. Namun pengadaan tidak langsung bisa menjadi bumerang bagi perusahaan apabila ditangani secara kurang tepat.

Detail aktivitas indirect procurement sering kali diremehkan. Perusahaan yang memberikan wewenang bagi tiap departemen untuk melakukan pengadaan secara independen, bakal kesulitan mengendalikan suplai barang. Apalagi jika perusahaan tersebut tidak menerapkan standarisasi pengadaan. Bisa saja satu departemen menghabiskan terlalu banyak bujet dan tetap kesulitan memperoleh barang berkualitas.

Perusahaan dapat menghindari kemungkinan buruk tersebut, salah satunya melalui standarisasi pengadaan. Seperti pada pengadaan langsung, perencanaan yang matang membuat proses memenuhi kebutuhan berjalan lebih efektif. Pencarian pasokan bisa dilakukan lebih selektif, dengan menitikberatkan pada negosiasi dan pelayanan optimal.

Pengadaan dan Direct Sourcing

Aktivitas pengadaan berkaitan erat dengan sumber pasokan atau direct sourcing. Tidak mengherankan, sebab kedua fungsi tersebut sama-sama berhubungan dengan penyuplai, baik dalam bentuk barang maupun jasa. Namun sebenarnya bisa ditarik garis tegas untuk membedakan kedua proses tersebut. Jika procurement adalah keseluruhan proses, maka direct sourcing menjadi fase awal dari semuanya.

Baca juga : Seberapa Penting Peran Procurement Analyst

Direct sourcing adalah manajemen pemasok kebutuhan. Beberapa industri menganggap aktivitas ini sebagai inti dari proses produksi, berpengaruh besar terhadap kemampuan bersaing sebuah produk. Perusahaan yang berhasil menggandeng rekanan pemasok unggul, berpeluang memperoleh harga lebih rendah, kualitas barang lebih baik, dan kecepatan produksi melebihi para kompetitor. Oleh karenanya, kegiatan ini dianggap lebih bersifat strategis daripada administratif, dengan tujuan-tujuan sebagai berikut:

  1. Meningkatkan Profit

Penghematan bisa terjadi melalui sistem pengadaan yang efektif. Direct sourcing merupakan langkah terbaik untuk menemukan pos-pos penghematan lainnya. Dengan perencanaan matang dan pelaksanaan yang akurat, bukan tidak mungkin pundi-pundi laba akan bertambah.

  1. Manajemen Risiko

Salah satu tahapan direct sourcing adalah analisis data pengeluaran dan pemasok barang. Setiap pemasok mendapatkan penilaian dari segi kualitas, keuangan, ketersediaan pasokan, dan bentuk kerjasama. Faktor-faktor tersebut perlu dievaluasi untuk mendapatkan kemungkinan terjadinya risiko. Akan lebih mudah menghindari dan mengatasi kendala jika perusahaan telah mengetahui risiko yang mungkin timbul.

  1. Menjaga Keberlanjutan

Direct sourcing merupakan kegiatan yang berlangsung terus menerus, selama perusahaan tetap beroperasi. Pengawasan ketat pada siklus ini dapat memberikan wawasan lebih mendalam mengenai seluruh proses procurement.

  1. Memberi Nilai Lebih

Dan akhirnya, wawasan mendalam akan meningkatkan peluang untuk memperbaiki performa. Kinerja yang efektif dan efisien merupakan keuntungan tersendiri bagi perusahaan, selain tentunya turut mendukung dalam menambah pendapatan. Untuk menemukan peluang bagus itu, perlu dilakukan analisis menyeluruh terhadap setiap kegiatan selama proses pengadaan.

Semua tujuan di atas merupakan harapan dari setiap punggawa procurement dan perusahaan secara umum. Namun tujuan tersebut tak akan terjadi tanpa perencanaan dan pelaksanaan yang tepat. Akan memerlukan sebuah metode khusus untuk dapat menemukan strategi pengadaan terbaik.

Analisis Data Pengeluaran dalam Pengadaan

Dalam menentukan sumber pasokan, perusahaan perlu menelaah kebutuhan secara lebih mendetail. Hasil telaah kemudian dituangkan dalam bentuk RFP (Request For Proposal). Penyusunan  RFP akan membutuhkan analisis pengeluaran yang dijalankan dengan prosedur procurement.

Analisis pengeluaran (spend analysis) adalah salah satu kunci keberhasilan procurement. Metode ini berguna untuk mengidentifikasi peluang penghematan, mengetahui kemungkinan risiko, dan meningkatkan kinerja procurement secara keseluruhan. Metode ini  berlaku sama, baik untuk direct procurement analysis maupun indirect procurement analysis.

Analisis dilakukan dengan melacak dan meneliti histori pengeluaran, untuk menilai hal-hal, seperti jenis barang atau jasa yang dibeli, pembeli dan pemasoknya, intensitas, waktu, jumlah dana yang dikeluarkan, kualitas layanan, dan lokasi pengiriman. Kemudian beberapa variabel tersebut akan dianalisis  dengan cara membandingkan perubahan data yang terjadi pada setiap tahunnya.

Tentu saja, proses analisis memerlukan sumber data akurat. Pengolahannya akan lebih mudah dengan mengaplikasikan 6 tahapan berikut:

  • Identifikasi Sumber Data

Langkah pertama dalam analisis pengeluaran, baik direct spend analysis maupun indirect spend analysis, adalah dengan mengidentifikasi sumber data pembelanjaan. Setiap departemen yang terlibat dalam aktivitas procurement, mengorek kembali data-data transaksi mereka.  Data mentah tersebut bisa dikelompokkan menjadi beberapa grup menurut tiap divisi departemen atau jenis barang transaksi.

  • Pengumpulan Data

Sebaiknya tidak satu pun data lolos dari proses identifikasi, sebab detail begitu penting untuk kebutuhan analisis pengeluaran. Tahap selanjutnya adalah menggabungkan data terkumpul ke dalam satu database utuh untuk mempermudah aksesnya.  Proses ini bisa jadi merepotkan, karena data mentah umumnya tidak hadir dalam bentuk yang sama. Tapi salah satu bagian dari e-procurement memungkinkan penggabungan data ini berjalan lebih mudah menggunakan program pengumpul data.

  • Pembersihan Data

Data harus akurat dan tepercaya. Pembersihan penting untuk memastikan tidak ada kesalahan sedikitpun dalam pencatatan transaksi belanja. Pemeriksaan dilakukan menyeluruh terkait penulisan nama supplier, waktu dan tanggal transaksi, nama dan jenis barang, deskripsi transaksi, kode, dan sejumlah detail lainnya.

  • Pengayaan Data

Pengayaan data merupakan proses meningkatkan bentuk data mentah dan menyempurnakannya. Umumnya terdapat standar khusus dalam pengayaan data, agar terbaca lebih baik. Struktur ruas dan kolom tergambar jelas, berikut akurasi item-item yang tertulis di dalamnya. Pengayaan juga mencakup aktualisasi data menurut fakta-fakta terbaru, seperti status penanggung jawab transaksi dan supplier. Juga termasuk perubahan alamat atau nama instansi supplier.

  • Klasifikasi Data

Klasifikasi atau pengelompokan data disarankan berdasarkan nama supplier. Pada saat bersamaan juga menurut  kategori pembelanjaan. Contoh kategori tersebut, misalnya perlengkapan kantor, media promosi, kebutuhan pantry, dan hal-hal lain yang sejenis.

Pengelompokan menurut nama supplier bertujuan untuk mengetahui sejauh mana intensitas kerjasama perusahaan dengan pemasok barang. Sementara kategori pembelanjaan akan menyajikan wawasan tentang pos-pos pengeluaran terkecil dan terbesar. Kedua metode ini mampu memberikan gambaran terbaik mengenai performa belanja. Dan akan berguna di tahap akhir analisis pengeluaran sekaligus pada pengambilan keputusan terkait rantai pasokan.

  • Analisis

Dalam tahap terakhir ini, poin pentingnya adalah membandingkan pengadaan barang dari satu supplier dengan lainnya. Perbandingan tersebut meliputi, harga beli dan ketepatan pelayanan mereka. Poin pemeriksaan lainnya adalah intensitas kerjasama dengan pemasok yang telah terikat kontrak.

Baik dan buruknya kinerja penyuplai barang dapat terlihat jelas melalui analisis ini. Beberapa supplier bisa saja tersisihkan karena karena tak mampu lagi menyesuaikan diri dengan permintaan perusahaan. Selanjutnya, perusahaan dapat menentukan pihak mana saja yang masih bisa memenuhi kebutuhan kerjasama. Atau menegosiasikan kembali kesepakatan sebelumnya demi keuntungan lebih bagi kedua belah pihak.

Proses analisis pengeluaran mungkin bagi beberapa kalangan tampak begitu sulit. Sama rumitnya dengan prosedur procurement secara keseluruhan. Perusahaan non manufaktur, seperti startup, umumnya hanya akan mengadakan kebutuhan secara tidak langsung, sehingga mereka tidak menghadapi alur kompleks tersebut. Tapi selama startup masih mengalokasikan bujet pengadaan, perusahaan tersebut akan selalu membutuhkan analisis pengeluaran.

Tentu saja, tidak sulit untuk menghindari rumitnya analisis pengeluaran. Perusahaan hanya perlu menggunakan sistem e-procurement sebagai metode pengganti pengadaan konvensional. Proses pengumpulan dan pengolahan data bisa dipersingkat karena sistem berstandar khusus telah terbentuk dan tersajikan secara instan.

e-Procurement di Tengah Persaingan Global

mbiz solusi pengadaan online barang dan jasa

Globalisasi mendorong kalangan usaha supaya terus-menerus meningkatkan performa. Persaingan makin ketat seiring dengan perubahan iklim usaha ke arah yang lebih kompetitif. Di sisi lain, perkembangan ini turut membuka peluang bagi para pelaku untuk saling terhubung.

e-Procurement menjadi alternatif baru dalam bidang pengadaan barang dan jasa. Metode ini membuka peluang lebih besar bagi kemajuan kinerja perusahaan. Seperti telah jelaskan di awal, e-procurement dapat meningkatkan pendapatan. Perusahaan hanya perlu mengeluarkan sesedikit mungkin modal demi mencapai tujuannya. Baik itu modal berupa dana segar, maupun tenaga dan pemikiran.

Sejumlah kalangan menganggap metode terbaru nan modern ini juga lebih efektif, meningkatkan transparansi, dan memperketat kontrol terhadap pengeluaran. E-procurement memanfaatkan jaringan internet, memangkas jarak dan waktu yang diperlukan untuk melaksanakan segala prosedur pengadaan. Semua pihak yang terlibat pengadaan dari perusahaan dapat mengaksesnya setiap saat. Pengambilan keputusan juga bisa langsung diaplikasikan dengan lugas.

Baca juga : Menilik Perkembangan Tren E-Procurement di Masa Depan

Bagi penyedia suplai atau peserta tender, e-procurement juga memberikan manfaat tersendiri. Persaingan bakal berjalan lebih terbuka, sehat, adil, tanpa adanya diskriminasi dan intervensi dari pihak mana pun.

Perusahaan membuat preferensi khusus untuk menyeleksi supplier, serta bebas menentukan pilihan sesuai kriteria yang dibutuhkan. Hanya melalui e-procurement, profesionalisme supplier akan dinilai secara lebih objektif. Pemasok barang yang terbukti unggul akan mencuat, sementara yang kurang mumpuni pasti tersisih dengan sendirinya. Kompetisi yang sehat, membuat pengusaha terus berlomba meningkatkan kinerja, performa, dan profesionalismenya.

Sejauh ini sudah jelas bahwa e-Procurement mendukung penuh aktivitas pengadaan agar berjalan jauh lebih baik. Tidak seperti tinju yang mempertemukan Mayweather dan Pacquiao di atas ring untuk bertanding. e-Procurement dengan mudah menyandingkan direct vs indirect procurement menjadi sama-sama praktis dan menguntungkan.

Sharing is Caring!

Tinggalkan Balasan

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.