Bagaimana pendapat tentang perkembangan tren e-procurement di tahun 2019 ini? Jangan lupa berikan pendapat Anda setelah membaca artikel ini. Berbagai penelitian dan bukti di lapangan menunjukkan bahwa teknologi informasi memainkan peran utama dalam perkembangan ekonomi modern. Penerapan transaksi bisnis berbasis elektronik telah mengubah kebiasaan konsumsi individu, tak terkecuali organisasi, dalam hal ini perusahaan.
Kegiatan konsumsi yang dilakukan perusahaan tak jauh dari pengadaan barang dan jasa, serta pembangunan sarana-prasarana yang berguna bagi kegiatan operasional perusahaan. Berkat inovasi di bidang teknologi dan bisnis tersebut, lahirlah sistem pengadaan baru yang efektif dalam memangkas proses pengadaan konvensional yang dikenal rumit dan memakan banyak waktu.
Penerapan sistem pengadaan berbasis elektronik atau e-procurement digadang-gadang dapat membantu menciptakan manfaat strategis melalui aksesibilitas kebutuhan barang dan jasa serta transparansi informasi. Dengan mengutamakan efisiensi, transparansi, dan platform yang mumpuni, e-procurement menawarkan sejumlah manfaat yang dapat langsung dirasakan bagi perusahaan.
Sejumlah manfaat utama e-procurement yang dilontarkan para ahli meliputi: peningkatan efisiensi kerja pada internal perusahaan, pemotongan biaya pengadaan, mengurangi potensi kesalahan dalam proses transaksi, hingga yang tak kalah penting menghindari potensi kecurangan dalam pengadaan barang dan jasa.
Baca juga :Â Manfaat E-Procurement bagi Perusahaan
Pengembangan fitur pada platform e-procurement pun terus menerus ditingkatkan demi memastikan pengguna, dalam hal ini perusahaan maupun lembaga pemerintahan, dapat memperoleh manfaat terbaik dari sistem pengadaan elektronik.
Dari tahun ke tahun, terdapat tren yang cukup signifikan dalam proses e-procurement. Tren tersebut digadang-gadang akan terus berkembang hingga beberapa tahun mendatang. Salah satu tren yang paling banyak diprediksi adalah penerapan kecerdasan artifisial dan otomatisasi pengadaan yang dapat meminimalisasi campur-tangan manusia dalam proses pengadaan barang dan jasa.
Sebelum membahas prediksi tren e-procurement 2019, ada baiknya kita mengetahui sejumlah tren dan perkembangan pengadaan elektronik yang terjadi di tahun 2018 ke belakang.
Tren E-Procurement atau Pengadaan Elektronik di Tahun 2018
Pengaruh Brexit masih cukup kentara di tahun 2018. Akibat peristiwa tersebut, banyak perusahaan di kawasan Eropa memutuskan untuk menarik dan bahkan mengganti penyuplai barang dan jas yang sebelumnya berada di Inggris demi memastikan perusahaan tidak menanggung kerugian finansial yang terlalu besar akibat perubahan mata uang dan kebijakan perdagangan.
Karena kondisi tersebut, rantai distribusi dan tenaga kerja pun mengalami perubahan drastis. Perubahan ini menuntut para profesional di bidang pengadaan merancang strategi penyesuaian yang tidak sedikit agar kegiatan pengadaan tidak terlalu terpengaruh kondisi ekonomi global pasca Brexit.
Selain yang disebutkan di atas, beberapa tren e-procurement yang terjadi di 2018 di antaranya:
- Pengadaan berbasis kognitif (cognitive procurement)
Penerapan aspek kognitif pada sistem pengadaan elektronik meliputi otomatisasi analisis pengeluaran, manajemen supplier, dan manajemen siklus kontrak. Salah satu aspek kognitif dari sistem pengadaan ini adalah diterapkannya natural language processing (NLP) yang mampu memindai aspek linguistik khusus pada surat kebijakan dan kontrak untuk membantu pengguna mengidentifikasi nilai terbaik sekaligus melakukan analisis kontrak.
- Blockchain
Fungsi pengadaan banyak bergantung pada digital sourcing, desentralisasi koordinasi, dan riwayat transaksi. Karena rantai suplai dan seluruh proses pengadaan pada dasarnya mengandalkan data, teknologi blockchain menjadi tren terpopuler e-procurement tahun ini. Dalam pengadaan elektronik, blockchain memiliki fungsi utama untuk menghindari hidden margin dan potensi mark-up informasi.
- Teknologi cloud dan internet of things (IoT)
Pengaplikasian cloud dan IoT dibuat dengan tujuan meminimalisasi keterbatasan yang sering dijumpai dalam proses konvensional. Dengan dihilangkannya keterbatasan tersebut, upaya untuk menciptakan efisiensi dan produktivitas pengadaan pun dapat berjalan lebih baik. Penerapan cloud dan IoT juga dapat memberikan dampak positif bagi aplikasi Software-as-a-Service (SaaS).
Prediksi Tren E-Procurement di Tahun 2019
Di tahun 2019, penerapan tren e-procurement disinyalir akan mengalami peningkatan yang signifikan. Perkembangan fitur platform, serta peningkatan hubungan supplier dan konsumen akan semakin mempermudah proses pengadaan barang dan jasa secara online.
Peningkatan ini dapat menjadi kabar baik bagi perusahaan karena dapat semakin menyempurnakan efektivitas sistem pengadaan yang sudah ada. Namun, di sisi lain, tren teknologi digital pada e-procurement yang terus berkembang pun semakin memperketat kompetisi di bidang industri.
Meski memiliki prospek cerah, tren e-procurement 2019 juga menghadapi beragam tantangan global yang mau tidak mau turut memengaruhi keberlangsungan pasar pengadaan barang dan jasa serta tenaga ahli di dalamnya. Tantangan terbesar yang masih harus dihadapai di 2019 nanti salah satunya adalah perang dagang dan tarif global yang berpotensi memberikan dampak signifikan pada rantai suplai.
Beberapa tren yang kemungkinan terjadi di 2019 juga tidak terlalu jauh berbeda dari sebelumnya. Namun, tetap ada beberapa hal yang cukup menarik untuk diantisipasi, seperti:
- Penerapan teknologi digital akan kembali mendapatkan momentum di 2019
Pada 2017 dan 2018, big data dan blockchain tampaknya menjadi hal yang paling banyak dibicarakan, terutama dalam bidang pengadaan yang banyak melibatkan data. Tren teknologi 2019 seperti blockchain, cloud, IoT, artificial intelligence (AI), dan robotic process automation (RPA) semakin mendapatkan tempat khusus di bidang pengadaan barang dan jasa.
Riset dari Forrester bahkan menyatakan 60% perusahaan besar dan 54% perusahaan menengah akan memprioritaskan implementasi produk teknologi digital dalam kegiatan operasionalnya, termasuk pengadaan barang dan jasa. McKinstry & Company juga berpendapat sistem otomatisasi pada transaksi pengadaan tidak hanya akan berkutat pada pemrosesan pesanan dan pembuatan faktur tapi juga akan berkembang ke ranah yang lebih strategis, seperti pemilihan vendor dan manajemen.
- Manajemen suplai
Hal ini memang bukan barang baru di bidang pengadaan barang dan jasa. Dalam jurnal Vision 2020, 25% fungsi pengadaan akan berfokus pada peningkatan interaksi dengan supplier dan perubahan tujuan dari yang semula berbasis nilai dan biaya ke Return of Investement (ROI). Komunikasi dengan para suppplier memegang peran penting dalam mencari solusi permasahalah pengadaaan dan peningkatan untung, baik bagi konsumen maupun vendor.
- Analisis data dalam pengambilan keputusan
Pembuatan keputusan dalam pengadaan akan diserahkan melalui analisis data. Pelaku transaksi pengadaan dapat memanfaatkan data yang tersedia untuk melakukan evaluasi dan analisis terkait kerja sama dengan vendor, analisis risiko, serta aspek lainnya yang berkaitan dengan implementasi pengadaan jangka panjang.
Akses data dan analytics dapat membantu perusahaan mendapatkan gambaran yang lebih detil mengenai rantai suplainya. Gambaran tersebut kemudian dapat dimanfaatkan oleh staf pengadaan profesional dalam meningkatkan manajemen pengeluaran, mendeteksi potensi kecurangan, meminimalisasi risiko kerugian, serta mempromosikan strategi negosiasi yang lebih baik dan dapat menguntungkan kedua belah pihak.
- Pengaplikasian kecerdasan buatan
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, penggunaan kecerdasan buatan (artificial intelligence) pada platform e-procurement banyak diprediksi para kalangan profesional. Di satu sisi, adanya kecerdasan artifisial dinilai dapat mengancam kebutuhan tenaga kerja profesional tetap di sisi lain hal ini dapat turut meningkatkan efisiensi dalam proses pengadaan.
Penelitian dari Infosys memperkirakan bahwa penerapan kecerdasan buatan dalam platform e-procurement dapat mengurangi campur tangan tenaga ahli manusia sebesar 15% dari keseluruhan penggunaan teknologi digital pada pengadaan barang berbasis elektronik di tahun 2019 nanti.
Kecerdasan artifisial sudah banyak diterapkan pada berbagai produk teknologi digital. Karenanya, para tenaga profesional di bidang pengadaan diharapkan dapat mempersiapkan diri agar dapat memanfaatkan teknologi tersebut sebaik-baiknya demi menciptakan kemudahan dalam transaksi pengadaan.
- Penurunan jumlah tenaga profesional
Perkembangan teknologi digital yang cepat menuntut para tenaga ahli di bidang pengadaan untuk selalu membekali diri dengan pengetahuan terkini. Cepatnya arus perkembangan di bidang e-procurement ini juga dapat berdampak pada penurunan jumlah tenaga profesional, terlebih jika perusahaan tidak mampu bersaing dalam meningkatkan sumber daya manusia.
Penurunan jumlah tenaga profesional yang signifikan diprediksi akan terjadi pada 2019. Riset yang dimuat dalam Paramount Workplace bahkan menyatakan kebutuhan tenaga pengadaan profesional tidak akan tercukupi dengan jumlah tenaga ahli yang tersedia. Rasio antara ketersediaan tenaga kerja dengan permintaan bahkan mencapai 1:9.
Meningkatnya perkembangan teknologi di bidang pengadaan seharusnya dibarengi dengan upaya regenerasi tenaga profesional demi memastikan permintaan staf ahli tetap terpenuhi. Hal ini pulalah yang menjadi perhatian Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP). Kepala LKPP bahkan berkomitmen untuk mengupayakan program pengadaan barang dan jasa agar menjadi bidang keilmuan khusus di masa depan.
- Peningkatan keamanan siber masih menjadi isu utama
Serangan siber menimbulkan kerugian finansial yang cukup besar bagi perusahaan dan organisasi. Setiap tahunnya, serangan siber meningkat dengan strategi dan perangkat yang semakin canggih pula. Pada 2017 lalu, ransomware banyak menyerang perusahaan dan lembaga pemerintah di seluruh dunia.
Serangan siber paling banyak menyasar data konsumen. Kerugiannya pun dapat bernilai jutaan dolar. Bukan tidak mungkin jenis serangan ini dapat terjadi di tahun depan yang tentunya dapat berimbas pada stabilitas perusahaan.
Untuk mengantisipasinya, tim ahli di bidang pengadaan dituntut agar meningkatkan keamanan data perusahaan, termasuk data konsumen dan transaksi pengadaan agar tidak menjadi celah bagi oknum yang tidak bertanggung jawab.
Transformasi Drastis E-Procurement Diprediksi Terjadi Pada 2020
Dalam jurnal berjudul Why Procurement Must Transform Itself In 2020 yang diterbitkan di Deloitte, Â pengadaan barang dan jasa, terutama yang berbasis elektronik, akan mengalami sejumlah perubahan yang signifikan pada 2020. Perubahan tersebut pun turut mengubah citra pengadaan barang dan jasa yang semula merupakan bagian dari fungsi perusahaan menjadi representasi kompetensi perusahaan.
Tidak mengherankan jika pengadaan kelak akan membentuk kompetensi perusahaan. Penerapan sejumlah teknologi digital dalam proses pengadaan elektronik, seperti blockchain, IoT, Cloud, dan kecerdasan artifisial akan mengalami perkembangan yang cukup besar pada periode ini.
Baca juga :Â Pengadaan Online Bantu Produktivitas Perusahaan
Pada 2020, kemampuan dan kompetensi baru bisa jadi akan menjadi hal utama dalam menentukan keberhasilan sebuah perusahaan. Perusahaan atau organisasi yang tidak mampu beradaptasi dengan model pengadaan yang baru tidak akan dapat bersaing.
Meski perubahan signifikan dalam bidang teknologi digital akan menjadi fokus utama tren e-procurement 2020, perombakan pada aspek fundamental pun akan terus digenjot. Manajemen suplai dan risiko akan banyak mengalami tantangan, terutama yang berkaitan dengan karakteristik penyuplai, rantai suplai, dan hasil akhir pengadaan yang bersifat finansial. Dalam hal ini, pengadaan akan lebih berfokus pada laba atas investasi atau return of investment (ROI).
Beberapa faktor kunci yang menentukan keberhasilan pengadaan di tahun 2020 meliputi:
- Inovasi dan kreativitas
- Aliansi
- Bakat dan kemampuan
- Teknologi dan kecerdasan
Tren dan perkembangan di bidang e-procurement yang terjadi pada tahun ini dan tahun-tahun sebelumnya akan menjadi patokan dalam mempersiapkan tenaga ahli untuk mengimplementasikan strategi procurement yang baru. Pelatihan tersebut tidak melulu bersifat teknis tetapi juga harus mencakup kemampuan memimpin.
Kemampuan berpikir secara analitis pun mutlak dibutuhkan siapa saja yang berkecimpung di dunia procurement. Kombinasi antara kemampuan teknis, kecerdasan berpikir, dan kepemimpinan tampaknya akan menjadi syarat wajib bagi para tenaga ahli pengadaan, bukan hanya bagi para pekerja di posisi manajerial
Mengukur keberhasilan e-procurement
Penurunan pengeluaran biaya bukan satu-satunya tolok ukur keberhasilan e-procurement. Ada sejumlah aspek lain yang dapat digunakan sebagai patokan keberhasilan strategi pengadaan barang secara elektronik. Beberapa di antaranya adalah:
- Siklus waktu pengadaan
Penelitian dari American Productivity & Quality Center (APQC) memaparkan tim pangadaan dianggap berhasil jika menghabiskan waktu hitungan jam dalam memesan produk dan hanya membutuhkan hitungan hari untuk menunggu barang yang dipesan tersebut sampai. Penerapan sistem otomatisasi yang terkoordinasi dengan para penyuplai dapat mempercepat pemrosesan pemesanan secara signifikan.
- Performa vendor
Performa vendor dinilai dari kualitas barang dan jasa yang ditawarkan, pemenuhan tanggung jawab, dan keseluruhan kualitas kerja sama antara perusahaan dan penyuplai. Memonitor performa vendor dapat membantu meningkatkan efisiensi dan profit perusahaan, mengurangi biaya inventori, sekaligus meningkatkan kepuasan konsumen.
- Persentase pengeluaran perusahaan
Metrik performa yang satu ini dapat diaplikasikan di semua jenis industri. Agar dapat memaksimalkan penghematan biaya pengeluaran perusahaan, Anda dapat berfokus pada area pengeluaran yang belum terkelola dengan baik. Selain mengukur persentase pengeluaran, perusahaan juga dapat mengurangi biaya dengan berinvestasi pada teknologi digital dan proses otomatisasi pada platform pengadaan elektronik.
Sekarang adalah saat yang tepat untuk menikmati kemudahan pengadaan dengan e-procurement
E-procurement merupakan solusi pengadaan yang mengutamakan transparansi dan efisiensi waktu serta biaya. Layanan ini pun sudah semakin banyak digunakan perusahaan dan lembaga pemerintahan di Indonesia. Selain alasan efisiensi biaya, faktor lain yang membuat banyak perusahaan melirik sistem pengadaan yang satu ini adalah kemudahan dalam melacak data transaksi.
Seluruh data dan riwayat transaksi tersimpan dalam platform dan dapat diakses pihak-pihak yang diberi wewenang dalam proses pengadaan. Sistem pelacakan transaksi yang terintegrasi pun dapat memudahkan perusahaan untuk melacak potensi kerugian, kesalahan teknis, dan perencanaan untuk pengadaan selanjutnya.
Go digital dalam pengadaan barang dan jasa bersama Mbiz
Jangan terlalu lama terjebak dalam birokrasi pengadaan konvensional yang rumit dan memakan banyak waktu serta biaya. Tingkatkan citra dan kompetensi perusahaan Anda dengan beralih ke sistem pengadaan barang berbasis elektronik.
Dengan adanya sistem e-procurement, Anda dapat menikmati mudahnya transaksi pemesanan barang dan jasa untuk perusahaan dan lembaga pemerintahan. Risiko penyalahgunaan dana dan markup pun dapat diminimalisasi karena Anda dapat dengan mudah melacak riwayat transaksi serta berkomunikasi langsung dengan vendor.
Baca juga :Â 7 Alasan E-Procurement Semakin Dilirik Perusahaan di Indonesia
Tidak perlu bingung maupun takut dalam memilih platform e-procurement yang dapat diandalkan. Anda dapat memercayakan kebutuhan pengadaan barang dan jasa secara online bersama Mbiz.co.id.
Mbiz menghadirkan kemudahan transaksi pengadaan dengan mengadopsi sistem pembelian berbasis e-commerce agar familier untuk konsumen dari berbagai latar belakang. Mbiz juga dapat menjadi jembatan untuk menghubungkan perusahaan dengan vendor UMKM di seluruh daerah di Indonesia dalam rangka turut memajukan perekonomian bangsa.
Platform Mbiz pun dilengkapi dengan sistem keamanan yang andal, transparansi data, sistem multi-login, dan tampilan antarmuka yang sederhana dan mudah dimengerti. Buktikan kemudahan sistem e-procurement sekarang juga bersama Mbiz.