Jika tim pengadaan di sebuah perusahaan ditanya bagaimana kesan dalam mengurusi proses pengadaan, mungkin banyak dari mereka yang bilang rumit dan melelahkan. Tahapan awal pengadaan seperti mencari vendor dan membicarakan penawaran saja dapat berlangsung berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu. Korespondensi dokumen membuat proses pengadaan manual jadi terkesan rumit dan memakan banyak waktu.
Kini, segala kerumitan dalam proses pengadaan dapat diminimalkan berkat kehadiran e-procurement. Proses pengadaan berbasis elektronik ini bahkan sudah banyak digemari perusahaan di Indonesia, mulai yang berskala medium hingga BUMN. Lantas, apa sih yang membuat e-procurement ini begitu menarik bagi perusahaan?
- Pengadaan online mampu menghemat bujet perusahaan secara signifikan
Perusahaan dituntut untuk mampu menggunakan anggaran seefisien mungkin, termasuk dalam proses pengadaan barang dan jasa. Sistem e-procurement didesain untuk memudahkan tim pengadaan dalam melakukan transaksi lebih praktis dan irit biaya.
Fasilitas e-catalog dan database vendor dalam platform e-procurement akan membantu pelanggan menghubungi vendor tanpa harus menunggu berhari-hari untuk mendapatkan tanggapan.
Hal ini membantu Anda menghemat waktu yang dapat digunakan untuk melakukan tugas lain yang lebih produktif. Tak hanya itu, sistem e-procurement yang otomatis juga mampu meminimalkan penggunaan dokumen fisik yang selain kurang praktis juga memerlukan anggaran lebih.
- Produktivitas karyawan tidak akan terganggu untuk mengurusi perincian dokumen pengadaan
Tim pengadaan bukan satu-satunya pihak yang dibuat sibuk saat mengurusi proses pengadaan. Tim dari divisi lain seperti keuangan dan hubungan masyarakat pun turut dilibatkan dalam proses pengadaan. Namun, sering kali waktu anggota tim banyak terbuang untuk mengoreksi kesalahan pada dokumen pengadaan yang tentunya akan membuat tugas kian menumpuk.
Dengan e-procurement, proses pencarian vendor, hingga persetujuan dapat dilakukan secara online. Segala informasi transaksi dan pemantauan pengiriman tersaji secara online Kesalahan informasi pada dokumen akibat human error, seperti yang sering ditemukan dalam pengadaan manual, pun dapat diminimalkan.
- Penggunaan anggaran lebih transparan dan mudah dilacak
Transparansi merupakan faktor yang dibutuhkan ketika berurusan dengan anggaran. Pengadaan konvensional dinilai kurang unggul dalam hal ini, dan bahkan rawan terhadap penyalahgunaan. Dalam sistem pengadaan tradisional, perusahaan terkadang sulit melacak alokasi anggaran saking banyaknya pos-pos pengadaan yang harus dipenuhi sebelum akhirnya disetujui.
Sistem pengadaan online mengutamakan transparansi. Seluruh data transaksi pengadaan tersimpan dalam platform dan dapat dilihat siapa pun yang terlibat dalam proses pengadaan. Hanya dengan sekali klik, Anda dapat melihat transaksi terdahulu, transaksi yang sedang diproses, bahkan rencana pembelian selanjutnya. Sistem pelacakan transaksi yang terpusat dapat memudahkan perusahaan dalam membuat laporan yang minim eror.
- Proses transaksi paperless
Tumpukan dokumen bisa jadi mimpi buruk bagi banyak karyawan, terlebih saat mereka dituntut untuk memerinci atau mengecek keakuratan data di dalamnya. Dengan sistem pengadaan online, pelanggan tidak perlu lagi mencetak ratusan halaman dokumen atau memindai sekian banyak halaman untuk mendapatkan informasi yang dicari. Hanya dengan memasukkan kata kunci dan mengeklik tombol pencarian, Anda dapat memperoleh informasi yang dicari dalam dokumen online e-procurement.
- Perusahaan jadi punya kendali untuk menyelaraskan seluruh proses pengadaan
Human error terkadang menjadi penyebab terbengkalainya proses pengadaan. Sistem e-procurement memberikan kebebasan bagi perusahaan untuk memantau proses transaksi serta tender. Dengan sistem online yang terpusat, pelanggan dapat meminimalkan kesalahan sejak awal hingga akhir proses. Hal ini tentunya jauh lebih mudah bukan dibanding harus menunggu berminggu-minggu untuk menemukan adanya kesalahan dalam proses pengadaan?
- E-procurement dapat membantu menganalisis pola pengadaan
Platform e-procurement juga dapat disetel dengan program khusus untuk membantu proses pengadaan secara otomatis. Namun, pelanggan harus mampu melacak penggunaan barang terlebih dulu.
Misal, perlengkapan kantor biasanya harus diperbarui setiap enam bulan. Maka, tim pengadaan harus memastikan perlengkapan kantor akan dipesan dan dapat segera dipergunakan sebelum benar-benar habis. Platform e-procurement tersebut nantinya akan memberikan history data untuk memprediksi anggaran dan pengadaan jangka pendek dan jangka panjang.
- Sistem e-procurement berbasis e-commerce buat proses pengadaan jauh dari kesan rumit
Dengan e-procurement, Anda dapat mengucapkan selamat tinggal pada mekanisme pengadaan barang dan jasa yang berbelit-belit. Mbiz.co.id hadir sebagai solusi total pengadaan barang dan jasa di era di digital. Berkat konsep pengadaan yang berbasis e-commerce dan e-procurement, pelanggan dapat diuntungkan dengan proses transaksi dan persetujuan yang lebih cepat.
Mbiz.co.id mengutamakan prinsip kepraktisan, keamanan, dan transparansi dalam bertransaksi. Melalui inovasi terdepannya, Mbiz.co.id dapat menjadi solusi terbaik bagi perusahaan untuk melakukan pengadaan yang hemat waktu, biaya, dan sumber daya.