Pengadaan online atau yang lazim dikenal dengan istilah e-procurement merupakan sistem pengadaan barang dan jasa B2B (business to business) terpadu yang seluruh prosesnya dapat dilakukan melalui platform online. Kehadiran e-procurement ini sudah tentu menjadi angin segar bagi perusahaan dan instansi pemerintahan yang ingin memangkas kerumitan prosedur sistem pengadaan konvensional.
Sistem pengadaan manual membutuhkan koordinasi tim yang bertugas mengawal proses pemilihan vendor, evaluasi penawaran, perancangan bujet, serta serangkaian proses lainnya. Selain membutuhkan waktu yang tidak sedikit, proses pengadaan barang dan jasa secara manual pun memiliki potensi penyalahgunaan anggaran yang cukup besar.
Berbeda dari sistem pengadaan konvensional yang terkesan rumit, e-procurement menjanjikan kenyamanan dan kemudahan dalam bertransaksi. Tidak hanya unggul dalam efisiensi waktu dan biaya, e-procurement juga dinilai memiliki dampak positif bagi keseluruhan performa perusahaan. Adapun beberapa keunggulan e-procurement yang berkaitan dengan peningkatan produktivitas perusahaan meliputi:
Pengadaan Online barang yang cepat bantu penuhi kebutuhan operasional perusahaan
Pengadaan tradisional sering kali mengalami keterlambatan akibat banyaknya aspek yang harus dikomunikasikan dengan berbagai pihak. Proses pengiriman barang pun sering kali tidak terkontrol sehingga memungkinkan adanya penyalahgunaan, baik pada kualitas barang maupun ketidaktepatan dalam menentukan lokasi pengiriman terdekat. Pengadaan barang yang molor tentu berimbas pada kegiatan operasional harian yang terhambat.
Dengan sistem pengadaan yang dapat dipantau secara real time melalui e-procurement, Anda dapat memiliki kendali untuk memastikan proses pengadaan berjalan sesuai target.
Sistem transaksi paperless buat proses persetujuan lebih cepat
Sistem pengadaan tradisional biasanya mengandalkan distribusi dokumen dalam proses penawaran dan persetujuan pengadaan. Dokumen tersebut lalu dimasukkan dalam database secara manual.
Metode ini tentu memerlukan banyak waktu dan melibatkan peran banyak karyawan. Survei Forrester bahkan menyatakan karyawan di divisi keuangan menghabiskan waktu kerja 25 persen lebih banyak untuk mengoreksi kesalahan teknis pada dokumen pengadaan, misalnya kesalahan pada faktur atau data dokumen yang tidak sesuai.
Dengan platform procurement yang terintegrasi e-commerce, perusahaan dapat memiliki data transaksi yang dapat diakses oleh para pihak terkait kapan saja. Waktu yang digunakan karyawan untuk memproses dokumen transaksi pun dapat digunakan melakukan kegiatan operasional perusahaan lainnya.
Bahkan, dengan metode e-procurement, proses persetujuan yang terkenal memakan banyak waktu pun dapat dilakukan secara online dalam waktu singkat. Kemudahan ini dapat membantu manajer terkait untuk mengevaluasi performa perusahaan sekaligus membuat keputusan lebih cepat.
Perusahaan dapat memiliki kendali untuk mengelola biaya dan waktu transaksi pengadaan
E-procurement memiliki katalog online yang dapat diakses perusahaan untuk menentukan jenis barang dan vendor yang akan dilibatkan dalam proses pengadaan. Di samping itu, platform e-procurement seperti Mbiz.co.id pun sudah menyediakan data kontak vendor yang dapat dihubungi perusahaan. Dengan cara ini, perusahaan dapat langsung membicarakan bisnis dengan vendor tanpa harus repot mencari kontak seperti yang lazim ditemukan pada pengadaan tradisional.
Baca juga : Keunggulan Mbiz.co.id yang Tak Terbantahkan sebagai Solusi e-Procurement
Platform e-procurement menyimpan rekaman data transaksi yang menyediakan laporan mengenai barang yang dibeli, pesanan yang tengah diproses, dan pembayaran yang sudah dilengkapi. Laporan transaksi yang presisi dan dapat diakses dengan mudah dapat membantu perusahaan mengelola laporan keuangan lebih efektif.
E-procurement pun mengizinkan konsumen untuk melakukan transaksi lebih cepat. Berbeda dengan sistem pengadaan tradisional, platform pengadaan online tidak dibatasi oleh jam kerja maupun faktor kesalahan SDM yang kadang menghambat proses transaksi.
Solusi Pengadaan Online Barang dan Jasa
Demi efisiensi waktu dan biaya, kini saatnya Anda ubah sistem pengadaan konvensional dengan e-procurement. Mbiz.co.id merupakan situs marketplace B2B yang berfokus pada pengadaan barang /jasa perusahaan ataupun BUMN. Mbiz.co.id berupaya memangkas prosedur pengadaan lama yang rumit dan rentan penyalahgunaan dengan sistem pelayanannya yang terpadu, transparan, aman, dan tepercaya. Dengan lima keunggulan utamanya, yakni aman, transparan, efisien, mudah, personal, dan tanpa hambatan. Anda dapat menghindari potensi penyalahgunaan dan konflik kepentingan dalam proses pengadaan.