Sebesar apa manfaat e-procurement terhadap perkembagan suatu perusahaan? Tidak salah jika Anda memiliki kekhawatiran terhadap proses pengadaan online barang dan jasa melalui sistem e-procurement. Anda mungkin tidak sendirian; tak sedikit manajer bagian pengadaan beranggapan bahwa sistem ini terlalu rumit dan perlu waktu lama untuk mempelajari prosesnya.
Electronic procurement, atau yang biasa disingkat dengan e-procurement merupakan proses pengadaan barang dan jasa dengan bantuan aplikasi dan teknologi berbasis internet. Kemunculan sistem ini disinyalir memungkinkan terjadinya otomatisasi proses bisnis internal sekaligus menyediakan platform yang mendukung automasi di tingkat global.
Baca juga :Â Pertama di Indonesia, Kemudahan dalam E-Procurement Berbentuk E-Commerce
Dengan demikian, para profesional pengadaan barang dan jasa di seluruh dunia akan lebih mudah dan efisien dalam membagikan informasi dan menjalin komunikasi, menyederhanakan proses pengadaan, mengurangi waktu juga biaya tanpa harus mengorbankan standar dan kualitas.
Lalu, apa saja sebenarnya manfaat e-procurement untuk perusahaan? Berikut beberapa di antaranya:
#1. Mengurangi Biaya Operasional Pengadaan
Pengadaan online melalui sistem e-procurement disinyalir akan lebih menghemat biaya operasional perusahaan, terutama yang berhubungan dengan pembelian barang dan jasa. Sistem ini akan mencegah terjadinya pertambahan biaya atau pengeluaran ganda yang terkait dengan jumlah pembelian barang dan prosedur pengadaan yang masih manual, seperti penggunaan perangko dan amplop untuk pengiriman dokumen.
#2. Pengeluaran yang Lebih Transparan
Sistem pengadaan barang secara online tak hanya memangkas biaya operasional, tetapi juga memudahkan Anda dalam membuat dan menganalisis laporan terkait pengadaan barang dan jasa. Pasalnya, sistem ini akan secara otomatis melakukan pencatatan terhadap proses pengadaan yang Anda lakukan. Dengan demikian, Anda dapat memastikan bahwa prosedur dan proses pengadaan barang maupun jasa telah sesuai dengan kebijakan perusahaan.
#3. Peningkatan Produktivitas
Anda pasti butuh waktu untuk mempelajari dan menyesuaikan diri dengan segala hal baru, tak terkecuali terhadap perubahan proses pengadaan dari manual menjadi pengadaan online. Namun, Anda akan menyadari bahwa sistem pengadaan barang secara elektronik justru tak menghabiskan banyak waktu dibandingkan dengan pengadaan barang secara tradisional.
Proses pengadaan yang pernah Anda lakukan akan tercatat secara otomatis dalam histori, sehingga akan lebih mudah bagi Anda untuk mengajukan permintaan barang atau jasa kembali. Tidak hanya itu, hadirnya template akan membuat Anda bisa mengisi dokumen yang diperlukan dengan lebih cepat.
#4. Peningkatan Kecepatan Transaksi
Pengadaan barang dan jasa secara online melalui e-procurement terbukti lebih efisien dan menghemat waktu. Pasalnya, sistem ini akan menyederhanakan proses pengadaan barang yang Anda lakukan, sehingga kecepatan transaksi pun akan mengalami peningkatan.
Tidak hanya itu, waktu siklus pengadaan juga menjadi lebih singkat dengan kemudahan komunikasi antara Anda dengan vendor. Sederhananya, proses e-procurement menghilangkan aktivitas yang tidak perlu dan memungkinkan Anda untuk terfokus pada tugas yang lebih penting.
#5. Mengurangi Terjadinya Kesalahan
Melalui sistem pengadaan online, setiap dokumen akan muncul dengan tampilan yang lebih sederhana, sehingga Anda akan lebih mudah untuk mengoreksi kesalahan yang mungkin terjadi. Selain itu, histori pesanan juga bisa menjadi referensi yang membuat Anda bisa membandingkan pesanan baru dengan yang sebelumnya untuk menghindari terjadinya kesalahan sebelum pembayaran.