Efektivitas kemampuan pembelian suatu perusahaan amat bergantung pada sistem pengadaan yang diterapkan. Sistem yang tidak efisien akan menghasilkan sejumlah besar masalah pada pengadaan dan pembelian. Meski pengadaan barang kini lebih mudah dengan adanya e-procurement, kesalahan procurement tetap bisa terjadi.
Memang, departemen pengadaan memiliki peran besar dalam keberhasilan perusahaan, sama halnya dengan penjualan. Namun, menciptakan dan mengelola divisi pengadaan agar bisa mencapai keberhasilan membutuhkan perencanaan strategis, kerja keras, dan dedikasi. Tentu saja, hal itu tidak bisa dicapai hanya dalam waktu satu malam.
Baca juga : Manfaat E-Procurement bagi Perusahaan
Supaya bisa mendapatkan posisi yang paling optimal dengan vendor, semua bagian pengadaan harus memahami kesalahan – kesalahan procurement yang umum terjadi. Adanya pemahaman ini diharapkan dapat meningkatkan pengawasan, serta lebih teliti dan cermat dalam melakukan proses dan prosedur pengadaan agar kesalahan yang sama tidak terulang. Berikut adalah beberapa kesalahan procurement yang sering terjadi dalam proses pengadaan barang yang perlu dihindari:
#1. Hanya Mempertimbangkan Harga
Memang, harga adalah hal utama yang perlu dipertimbangkan ketika akan melakukan pembelian barang atau jasa dari vendor. Namun, jangan lupa, masih banyak faktor lain yang tidak boleh luput dari perhatian.
Personel pengadaan juga perlu memahami dengan baik budaya, kebutuhan, sekaligus apa yang menjadi tujuan bisnis perusahaan dan menyelaraskan pembelian dengan hal-hal tersebut. Sederhananya, kualitas harus menjadi pertimbangan utama ketika melakukan pembelian agar mendapatkan nilai terbaik, bukan harga terbaik.
#2. Tidak Menciptakan Hubungan Baik dengan Vendor
Vendor terbaik tidak akan bisa didapat dengan mudah. Jika perusahaan ingin terus mempertahankan kerja sama, maka personel pengadaan harus mampu menciptakan hubungan baik dengan para vendor atau pihak penyedia. Meski pengadaan kini bisa dilakukan melalui e-procurement, tetap saja ada vendor yang berperan sebagai pihak penyedia barang atau jasa.
Adanya hubungan kerja yang baik dan saling menguntungkan antara pengadaan dan vendor dapat mengurangi biaya operasional pembelanjaan barang. Tidak hanya itu, tak jarang vendor akan memberikan diskon atau insentif pada pelanggan setia mereka sekaligus menjaga kualitas layanan.
#3. Mengabaikan Aturan Kebijakan Vendor
Memiliki aturan legalitas kebijakan vendor yang efektif akan membuat perusahaan terlindung dari masalah yang berkaitan dengan hukum. Tidak hanya itu, melalui legalitas ini, perusahaan bisa memastikan bahwa produk yang dipesan dibuat dengan standar kualitas tinggi, harga yang tepat, dan dikirim dengan cara yang benar, sehingga perusahaan terhindar dari kesalahan yang justru akan menambah biaya dan membutuhkan tambahan waktu.
#4. Tidak Melibatkan Supplier dalam Pengembangan Produk
Vendor maupun supplier adalah bagian penting yang harus dilibatkan ketika perusahaan melakukan pengembangan produk, karena keduanya lebih paham kondisi pasar yang bisa membawa perusahaan pada keuntungan yang lebih menjanjikan. Oleh karena itu, peran keduanya sebenarnya sangat dibutuhkan, terlebih jika terkait dengan inovasi.
Anda bisa meminta bantuan vendor atau pemasok dalam hal desain, fitur baru, atau karakteristik dan keunikan produk untuk meningkatkan keunggulan dari produk pesaing. Hal ini akan menjadikan produk Anda lebih efektif di pasaran.
#5. Melakukan Pembelian dengan Buru-Buru
sumber: People.com
Pembelian barang dan jasa pada waktu yang tepat memang penting, tetapi jangan sampai Anda terburu-buru dalam melakukan pembelanjaan. Pasalnya, hal ini justru akan menimbulkan banyak kesalahan yang berujung pada keputusan pengadaan yang buruk. Sebelum membeli, pastikan Anda telah memilih barang dengan tepat dan teliti supaya tidak salah beli dan mendapatkan produk terbaik.
Demikian tadi beberapa kesalahan procurement yang sering terjadi dalam proses pengadaan barang dan jasa di perusahaan. Namun, Anda tak perlu lagi khawatir, karena kini proses pengadaan barang maupun jasa menjadi lebih mudah dengan hadirnya Mbiz.co.id. Melalui sistem e-procurement yang dimilikinya, proses pengadaan barang tidak lagi membutuhkan banyak waktu dan serangkaian tahapan yang rumit. Semoga bermanfaat.