Metode procurement sangat penting diperhatikan karena erat kaitannya dengan kegiatan produksi dan operasional perusahaan. Efektivitas nilai perusahaan bisa ditentukan lewat pengadaan barang atau jasa dalam perusahaan. Untuk itu, berbagai metode di bawah ini bisa menjadi alternatif pilihan memperoleh barang atau jasa untuk produktivitas perusahaan.
- Pengadaan Langsung
Terdapat berbagai metode pengadaan yang dapat diterapkan perusahaan sesuai dengan kebutuhannya. Setiap perusahaan diharapkan memilih salah satu cara yang paling tepat untuk melakukan pengadaan agar sesuai dengan kondisi perusahaan. Metode pertama yang mudah dan sering dilakukan adalah pengadaan langsung atau direct procurement.
Pengadaan langsung ini merupakan pembelian bahan baku ataupun barang jadi yang berakibat pada operasional serta keberlanjutan proses produksi. Biaya yang diperlukan untuk pembelian dengan prinsip pengadaan langsung ini memang tergolong besar dan harus rutin dilakukan. Pengontrolannya juga harus lebih ketat karena harus memastikan semua hal.
Baca juga :Â Direct Procurement vs Indirect Procurement
Dalam pengadaan langsung ini, perusahaan juga harus memastikan ketersediaan barang yang akan dibeli. Karenanya, kondisi supplier atau pemasok harus diperhatikan secara berkala. Pemilihan pemasok juga harus dilakukan dengan tepat agar benar-benar mendapatkan barang atau jasa yang terbaik.
- Tender
Metode kedua dalam pengadaan barang atau jasa adalah dengan membuka tender. Cara ini juga terbilang sering dilakukan oleh perusahaan. Kegiatan membuka tender ini bertujuan untuk mengumpulkan vendor demi pengajuan penawaran barang atau jasa. Dengan cara ini, vendor yang memenangka tender adalah yang menjadi mitra bisnis dalam upaya pengadaan.
Saat ini, sudah tersedia juga sistem e-tendering yang lebih modern dibandingkan dengan pembukaan tender pada umumnya. Secara alur, sistem e-tendering sama dengan alur pada tender manual. Hanya saja, perbedaannya adalah sistem tidak langsung dalam e-tendering karena menggunakan perantara internet untuk pendataan dan operasionalnya.
Dalam sistem e-tendering, vendor harus mengirimkan barang atau jasa yang dimiliki secara detail kepada perusahaan yang membuka tender, kemudian perusahaan yang bersangkutan memilih vendor yang sesuai kriteria yang ditetapkan.
- Request for Proposal
Metode procurement berikutnya adalah request for proposal. Cara ini juga dapat diterapkan oleh sebuah perusahaan jika sesuai dengan kondisi perusahaan. Permintaan proposal ini merupakan sebuah permintaan formal dalam pengajuan proposal. Pada umumnya, pengajuan proposal ini berkaitan dengan pekerjaan jasa.
Proposal ini ditujukan kepada berbagai vendor yang sesuai dengan kriteria yang ditetapkan oleh perusahaan sebagai pihak yang mengajukan proposal. Dari sekian banyak proposal yang disebar, apabila vendor tersebut tertarik untuk bekerja sama, maka diminta untuk melakukan penawaran secara detail.
Baca juga :Â Tren e-Procurement Tahun 2018 yang Akan Bertahan d 2019
Setelah beberapa vendor yang tertarik bekerja sama tersebut melakukan penawaran, pihak perusahaan menentukan pilihan kepada vendor terbaik. Setelah itu, dilakukanlah penandatanganan kontrak kerja sama untuk pengadaan.
- Request for Quotation
Cara berikutnya adalah request for quotation. Metode ini adalah yang termudah dilakukan. Pengajuan ini tidak menggunakan proposal resmi. Perusahaan tinggal memilih tiga vendor terbaik untuk menerima penawaran. Dengan demikian, tentu vendor yang mempunyai penawaran murah dengan kualitas terbaik adalah pihak yang terpilih.
- Vendor Tunggal
Metode pengadaan yang terakhir adalah vendor tunggal. Tidak ada kompetisi untuk memenangkan tender, namun cara ini hanya dapat dilakukan dalam kondisi dan situasi tertentu.
Berbagai kondisi tertentu yang dimaksud adalah keadaan darurat, jika hanya satu vendor yang memenuhi persyaratan teknis, jika ada keuntungan dari segi harga, dan jika perusahaan hanya mampu mendapatkan barang yang dibutuhkan dari vendor tersebut. Karenanya, harus ada persetujuan dari pihak manajemen, mengingat perlunya pentingnya pertimbangan.
Setiap perusahaan pasti mempunyai pertimbangan tersendiri dalam menentukan metode procurement. Sebenarnya, tidak ada metode yang terbaik karena metode pengadaan yang paling tepat adalah yang sesuai dengan kondisi perusahaan. Karenanya, informasi mengenai berbagai cara di atas sangat membantu dalam penentuan pilihan pengadaan yang