4 Tips Mengatasi Kekurangan Peralatan Saat Mengadakan Acara

Kekurangan Peralatan Saat Mengadakan Acara

Saat akan mengadakan acara di kantor, baik itu gathering, rapat, press conference, product launching, dan semacamnya, tentu diperlukan perencanaan yang matang. Selain membuat rundown kegiatan, hal lain yang tak kalah perlu dipersiapkan adalah peralatan yang digunakan dalam acara itu sendiri. Peralatan ini umumnya meliputi meja kursi, pendingin ruangan, LCD dan proyektor, perlengkapan konsumsi, sound system, dan lain sebagainya. Namun, meski sudah disiapkan semaksimal mungkin, kekurangan peralatan masih bisa terjadi, misalnya karena jumlah peserta yang membludak di hari H.

Berikut tips mengatasi kekurangan peralatan saat menggelar event

  1. Sediakan Perlengkapan Cadangan

Penting bagi Anda untuk menyediakan perlengkapan cadangan untuk menghindari kehabisan stok saat acara berlangsung. Caranya, siapkan perlengkapan dengan jumlah lebih banyak dari yang ditargetkan. Sebagai contoh, Anda akan mengundang sebanyak 500 orang di acara launching product perusahaan nanti, maka sediakan setidaknya 700 atau 800 buah kursi agar tak keteteran jika ternyata jumlah peserta membludak dari yang diperkirakan.

  1. Susun Daftar Alat yang Dibutuhkan
susunan to do list
sumber: sisternet.co.id

Tips kedua agar pelaksanaan event berjalan tanpa kendala alat adalah menyusun daftar perlengkapan yang sekiranya dibutuhkan selama acara berlangsung. Buat list sedetail mungkin dari tiap-tiap sesi acara, mulai dari pembukaan, acara inti, ramah-tamah, sampai penutup.

Pastikan semua kebutuhan perlengkapan sudah masuk dalam daftar, termasuk benda-benda yang kecil seperti pengeras suara. Jangan sampai event penting menjadi berantakan hanya karena terjadi kekurangan peralatan di tengah acara.

  1. Koordinasi dengan Divisi Lain

Koordinasi antardivisi sangat penting dilakukan agar tidak terjadi selisih paham saat acara berlangsung, terutama yang berkaitan dengan perlengkapan kegiatan. Cek kembali peralatan apa saja yang dibutuhkan. Meski sudah ada divisi perlengkapan, sebisa mungkin hindari menggantungkan tanggung jawab sepenuhnya kepada mereka.

Agar daftar lebih terstruktur dan tidak ada yang terlewatkan, mintalah masing-masing divisi untuk membuat list peralatan secara lengkap. Sebagai contoh, divisi konsumsi membutuhkan perlengkapan makan, tempat sayur, meja panjang untuk prasmanan, dan sebagainya.

  1. Manfaatkan Jasa Sewa Online

Manfaatkan Jasa Sewa Online

Bisa jadi kantor Anda tidak memiliki barang-barang tertentu, atau punya tapi jumlahnya tidak sesuai dengan yang dibutuhkan. Jika hal ini terjadi, alternatif cerdas yang bisa jadi solusi adalah memakai jasa sewa barang online yang saat ini banyak tersedia di internet.

Untuk kebutuhan yang satu ini, Anda bisa mengontak langsung Mbiz.co.id. Platform e-commerce digital ini memiliki ratusan vendor tepercaya yang siap menyewakan perlengkapan untuk berbagai event perusahaan, baik rapat, gathering, seminar, workshop, press conference, media gathering, product launching, dan lain sebagainya.

Baca juga : Jenis Peralatan Kantor Untuk Startup

Selain jasa penyewaan barang untuk kebutuhan acara kantor, di Mbiz.co.id Anda juga bisa membeli beragam kebutuhan perusahaan dari bermacam kategori produk, mulai dari benda-benda keperluan sehari-hari, aksesori dan merchandise, fashion item, produk lifestyle, kosmetik dan perawatan tubuh, elektronik dan transportasi, groceries, peralatan kesehatan, ATK, fresh products, dan masih banyak lagi yang lainnya.

Mbiz.co.id memiliki ratusan ribu stock keeping unit (SKU) dari berbagai vendor tepercaya yang katalognya bisa diakses secara online. Dengan sistem transaksi yang mudah, aman, dan transparan, aktivitas belanja segala kebutuhan perusahaan pun jadi lebih efisien.

E-commerce B2B ini siap memenuhi kebutuhan jasa dan layanan perusahaan Anda, seperti penyediaan event organizer profesional, pemasangan iklan, jasa barang custom, tenaga spesialis, cleaning service dan SPG, pemeliharaan kantor, dan masih banyak lagi yang lainnya.

Kami juga menjamin barang yang dipesan sampai ke alamat customer tepat waktu. Dengan layanan dan produk yang begitu lengkap, Mbiz.co.id adalah solusi tepat untuk memenuhi segala kebutuhan kantor Anda. Selamat berburu macam-macam perlengkapan!

Sharing is Caring!

Tinggalkan Balasan

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.