Ruang rapat merupakan salah satu kebutuhan yang diperlukan sebuah perusahaan, termasuk perusahaan startup yang baru memulai bisnisnya. Namun, tidak sedikit startup yang masih belum memiliki ruang rapat sendiri, sedangkan kebutuhan untuk berdiskusi dan bertukar pikiran dengan sesama rekan kerja tidak dapat ditunda. Untuk itu, coworking space Jakarta menjadi solusi alternatif penyediaan ruang rapat yang dibutuhkan oleh perusahaan startup.
Ruang kerja bersama ini menawarkan sejumlah pilihan jenis ruang rapat, dari area konferensi semiformal hingga ruangan private meeting yang lebih eksklusif. Kini, tugas Anda adalah memilih ruang rapat terbaik yang dapat memenuhi kebutuhan rapat perusahaan. Sejumlah pertanyaan berikut bisa dijadikan panduan untuk mempertimbangkan alternatif ruang rapat yang paling tepat bagi perusahaan startup.
Berapa banyak peserta rapat yang akan hadir?
Jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat menentukan luas dan kapasitas ruang rapat yang dibutuhkan. Coworking space umumnya menyediakan fasilitas ruang pertemuan dengan kapasitas berbeda-beda; ada yang hanya mengakomodasi beberapa orang, ada pula yang bisa menampung hingga lebih dari 20 orang. Diskusikan hal ini dengan pihak penyedia coworking space, agar Anda bisa menemukan ruang rapat dengan kapasitas paling tepat.
Berapa lama rapat akan berlangsung?
Tarif penggunaan ruang rapat di coworking space ditentukan berdasarkan durasi pemakaian. Tarif biasanya ditawarkan per jam, setengah hari kerja (4 jam), atau penggunaan penuh selama satu hari kerja (8 jam). Oleh karena itu, Anda juga harus mempertimbangkan berapa lama rapat perusahaan akan berlangsung. Tentukan waktu dan durasi yang sesuai dengan agenda yang akan dibahas dalam rapat agar Anda juga bisa memperkirakan bujet sewa ruangan yang perlu dikeluarkan.
Apakah lokasi ruang rapat mudah dijangkau oleh seluruh peserta?
Lokasi menjadi poin selanjutnya yang harus dipertimbangkan. Saat ini, coworking space tengah banyak dikembangkan di sejumlah kota besar di Indonesia. Coworking space Jakarta saja tersebar di lebih dari belasan lokasi di kota tersebut. Oleh karena itu, Anda perlu memilih ruang rapat di lokasi coworking space yang strategis dan mudah dijangkau oleh seluruh peserta yang akan hadir.
Seberapa lengkap fasilitas yang ditawarkan?
Agar rapat bisa berjalan lancar dan sesuai agenda, Anda membutuhkan ruangan yang sudah dilengkapi beragam fasilitas pokok. Selain meja konferensi dan kursi yang jumlahnya mencukupi kebutuhan peserta rapat, ruang rapat yang baik memiliki sejumlah fasilitas penunjang. Fasilitas tersebut meliputi jaringan internet serta media presentasi seperti proyektor, layar, dan whiteboard.
Tanyakan ketersediaan fasilitas di atas kepada penyedia coworking space sebelum Anda menyewa ruangan rapat untuk digunakan. Pastikan pula jika seluruh fasilitas tersebut masih dalam keadaan baik agar tidak ada kendala yang muncul saat rapat tengah berlangsung.
Apakah diperlukan layanan katering bagi peserta rapat?
Makan dan minum bagi peserta adalah salah satu kebutuhan rapat yang harus dipenuhi. Untuk menentukan jenis makanan atau minuman yang disediakan, Anda bisa mempertimbangkannya sesuai durasi rapat. Jika rapat hanya berlangsung selama 1-2 jam, katering yang disediakan bisa berupa minuman teh atau kopi serta makanan ringan. Namun, jika durasi rapat lebih dari 3 jam, penyediaan makan siang perlu dipertimbangkan.
Baca juga :Â Tips Memilih Jasa Katering Makanan untuk Acara Kantor
Beberapa coworking space kerap menawarkan paket katering atau makanan ringan dalam layanan sewa ruangan rapatnya. Jadi, Anda juga perlu mengonsultasikan hal ini dengan pihak penyedia coworking space yang akan disewa.
Apakah ruang rapat di coworking space Jakarta tersebut sesuai dengan visi perusahaan Anda?
Meski tidak menjadi pertimbangan utama, Anda harus memilih ruangan rapat coworking space yang sesuai dengan visi perusahaan. Coworking space memiliki tema desain yang beragam, dari konsep minimalis, klasik, industrial, hingga futuristik. Pilihlah ruangan rapat coworking space yang desain serta suasananya sesuai dengan sifat perusahaan startup Anda dan dapat mendukung jalannya rapat dengan lebih baik.
Itulah sejumlah poin yang harus dipertimbangkan saat Anda mencari ruang rapat untuk startup di coworking space Jakarta atau di kota-kota lainnya. Fasilitas meeting room di coworking space bisa menjadi alternatif strategi jangka pendek untuk memenuhi kebutuhan rapat perusahaan Anda.
Saat perusahaan kian berkembang, Anda harus menyiapkan strategi jangka panjang dengan membuat ruang rapat sendiri di kantor. Untuk hal ini, Mbiz.co.id bisa menjadi solusi utama. Mbiz.co.id menawarkan jasa renovasi ruangan kantor dari banyak pilihan vendor yang telah berpengalaman dalam menangani pembangunan serta maintenance berbagai perusahaan besar. Hal ini tentu akan menjadi langkah terbaik bagi perkembangan bisnis dan perusahaan Anda.