Setiap institusi atau perusahaan tentu memiliki dokumen penting yang mewakili proses kerja selama beberapa periode. Agar dokumen tersebut tetap utuh dan rapi, perusahaan membutuhkan manajemen arsip. Nah, untuk menunjang kegiatan kearsipan, Anda perlu menyiapkan beberapa perlengkapan kantor. Apa saja?
- Filling Cabinet
Â
Peralatan pertama yang harus Anda beli adalah filling cabinet. Pasalnya, filling cabinet berfungsi untuk menyimpan berkas-berkas terbaru atau aktif di perusahaan. Lemari arsip ini biasanya terdiri dari satu sampai enam laci. Masing-masing laci mampu menampung sekitar 5.000 lembar dokumen.
Baca juga :Â Pilihan Mesin Kantor Portabel untuk Perusahaan Startup
Anda bisa memilih filling cabinet berbentuk satu pintu, dua pintu, atau bahkan lebih dari tiga pintu. Bahan filling cabinet pun beragam; ada yang terbuat dari plastik, aluminium, kaca, atau kayu. Pilihannya tergantung seberapa besar bujet Anda untuk membeli lemari arsip tersebut.
- Map Folder
Map folder merupakan penyimpan dokumen lembaran agar tidak tercecer. Bentuk map folder seperti buku besar berukuran HVS yang terbuat dari bahan karton, manila, plastik, atau kertas buffalo. Bagian bawah map ini ada lipatan untuk mengantisipasi pertambahan jumlah dokumen. Sementara di ujung atas terdapat tab sebagai guide saat disimpan di lemari arsip.
- Spindle File
Anda sering menerima nota pembelian, catatan rekening, atau notes kecil dari karyawan? Pastikan spindle file selalu tersedia di atas meja. Spindle file berbentuk seperti paku besar. Tiap dokumen berukuran kecil bisa langsung ditancapkan ke benda tersebut.
- Guide
Untuk memudahkan pencarian dokumen, Anda harus memiliki guide. Bentuk guide bermacam-macam, salah satunya berupa lembaran kertas tebal. Warna guide terdiri dari merah, putih, dan hijau. Masing-masing warna berisi data kode, tanda, atau indeks arsip.
- Tikcler File
Lembaran kecil atau kartu membutuhkan alat yang disebut tickler file. Bentuknya kotak, terbuat dari plastik, kayu, atau besi. Umumnya, tickler file dilengkapi sekat atau guide berisi tanggal dan nama dokumen.
- Rak Terbuka
Fungsi rak terbuka hampir mirip dengan filling cabinet. Namun, rak terbuka digunakan untuk menyimpan dokumen nonaktif atau arsip lama. Rak ini memiliki beberapa tingkat dengan kapasitas lebih besar daripada filling cabinet. Bentuknya bervariasi; ada yang seperti rak buku di perpustakaan, bufet, dan laci.
- Stapler
Saat di kantor, Anda pasti sering menerima lembaran berkas terpisah. Namun, ada kalanya harus menyatukan berkas tersebut karena dianggap satu jenis. Untuk menggabungkannya, Anda memerlukan stapler.
Ukuran stapler beragam; dari mulai yang kecil, sedang, sampai berukuran besar. Benda tersebut bekerja secara mekanik dengan bantuan manusia. Umumnya, terbuat dari bahan logam berlapis plastik.
- Ordner
Ordner terbuat dari karton tebal dan kuat. Teksturnya kaku dengan besi penjepit di bagian dalam. Ukuran punggung ordner mencapai 5 cm sehingga mampu menampung sekitar 500-an dokumen.
Supaya mudah memasukkan berkas ke ordner, Anda perlu melubangi sisi kertas. Alat untuk membuat lubang di pinggiran kertas disebut perforator. Lubang tersebut dibuat vertikal, sejumlah jarum penjepit dalam ordner.
- Numerator
Numerator merupakan alat yang terdiri dari angka-angka. Fungsinya untuk memberikan nomor atau tanggal di lembaran dokumen. Numerator besar biasanya memiliki lebih dari enam digit angka. Sementara numerator kecil hanya mempunyai empat sampai enam digit.
Bagaimana Membeli Perlengkapan Kantor untuk Kearsipan?
Demi mendapatkan perlengkapan kearsipan yang berkualitas, Anda membutuhkan penyedia peralatan kantor terbaik. Pastikan penyedia tersebut bisa menjadi mitra pengadaan (procurement) secara rutin. Nah, Mbiz.co.id merupakan salah satu mitra yang tepat untuk procurement barang kantor.
Baca juga:Â Jenis Peralatan Kantor Untuk Startup
Mbiz.co.id menggunakan sistem e-procurement dan e-commerce untuk mempercepat proses pemesanan barang. Transaksinya terintegrasi sehingga lebih cepat dan efektif. Selain itu, Mbiz.co.id juga menawarkan jasa, antara lain maintenance kantor, man power, repair operations pabrik, media placement, dan event organizer.
Jadi, percayakan sepenuhnya urusan perlengkapan kantor kepada Mbiz.co.id; lalu lihat bagaimana e-commerce ini memudahkan pekerjaan kearsipan di perusahaan Anda.