Pengadaan menjadi bagian yang turut memegang peranan penting terhadap keberlangsungan perusahaan. Namun, proses pengadaan barang dan jasa secara manual disinyalir lebih berisiko mengalami error atau menimbulkan banyak kesalahan karena kurang teliti dalam menganalisis maupun melakukan pencatatan. Demi mempersingkat biaya dan prosedur pengadaan, kini hadir sistem e-procurement.
Definisi E-Procurement Menurut Para Ahli
Supaya lebih memahami kegunaan sistem e-procurement dalam pengadaan barang dan jasa, Anda harus memahami terlebih dahulu apa sebenarnya defisini dari sistem pengadaan barang secara elektronik ini.
Secara umum, e-procurement merupakan bagian dari konsep bisnis digital yang hadir dalam bentuk aplikasi berbasis internet guna menjadikan proses pengadaan barang dan jasa lebih efektif dan efisien. Tidak hanya sebatas pada pembelian barang, sistem ini juga mencakup pengambilan keputusan dan kemudahan komunikasi antara perusahaan dan vendor.
Lalu, bagaimana pendapat para ahli tentang sistem pengadaan elektronik ini?
Efraim Turban, seorang profesor di bidang Sistem Informasi di California State University sekaligus penulis buku Information Technology for Management mengemukakan, e-procurement adalah suatu sistem pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh perusahaan secara elektronik.
Baca juga : 5 Kemudahan dari Pengadaan Barang dan Jasa B2B Melalui E-Commerce
Sementara itu, dalam bukunya yang berjudul E-business and E-commerce Management: Strategy, Implementation, and Practice, Dave Chaffey, seorang konsultan bisnis yang merangkap sebagai dosen lepas di Univeristy of Warwick menjelaskan bahwa e-procurement adalah integrasi dan pengelolaan elektronik terhadap segala aktivitas yang terkait dengan pengadaan, tak terbatas pada permintaan terkait pembelian, pemesanan, pengiriman, hingga pembayaran antara perusahaan sebagai pembeli dan vendor sebagai supplier.
Dari kedua pendapat ahli tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem pengadaan elektronik dilakukan dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi informasi. Teknologi ini digunakan untuk melakukan olah data, penyimpanan, hingga pencatatan yang bisa digunakan untuk penyusunan laporan.
Prinsip Pengadaan Barang dan Jasa
Pada dasarnya, pengadaan barang maupun jasa yang dilakukan perusahaan harus sesuai dengan prinsip pengadaan yang telah dipraktikkan secara luas di seluruh dunia. Adapun prinsip dari procurement antara lain:
- Efisien
Efisien dalam melakukan pengadaan berarti prosedur dilakukan oleh sumber daya manusia yang ada untuk mendapatkan barang maupun jasa dengan kuantitas, kualitas, dan harga yang sesuai serta lama pengiriman yang tepat tanpa terlambat.
- Efektif
Pengadaan barang dan jasa yang efektif berarti barang-barang yang diperoleh dari sumber daya manusia yang ada memiliki nilai guna dan manfaat yang tepat.
- Transparan
Transparan berarti segala proses dan aktivitas yang dilakukan ketika melakukan pengadaan barang diketahui oleh semua pihak yang terlibat, tanpa adanya informasi yang ditutupi.
- Netral
Netral dalam hal ini berarti Anda tidak melakukan diskriminasi dan memberikan perlakuan yang sama terhadap semua vendor yang ingin ikut serta dalam proses pengadaan barang dan jasa.
Mekanisme E-Procurement
Pengadaan elektronik merupakan sebuah aplikasi berbasis e-commerce yang dibuat untuk memudahkan negosiasi maupun perjanjian antara perusahaan dengan vendor. Program ini diakses oleh perusahaan melalui perangkat elektronik, seperti ponsel, personal computer, atau laptop. Melalui sistem ini, proses pengadaan barang dan jasa akan lebih mudah dan tak lagi menghabiskan banyak waktu, karena semua prosedurnya telah dilakukan secara online.
Sistem e-procurement memudahkan Anda untuk memberikan informasi pada vendor tanpa harus bertatap muka. Selain itu, semua transaksi dan aktivitas akan tersimpan di bagian histori, membuat Anda lebih mudah dan cepat untuk mencari vendor lama tanpa perlu membuka lembar dokumen fisik. Pencatatan ini juga sangat berguna kala Anda menyusun laporan pengadaan.
Baca juga : 5 Hal yang Membuat E-Procurement Lebih Aman & Transparan Dibandingkan Pengadaan Konvensional
Anda tertarik untuk mengganti konsep pengadaan barang dengan sistem e-procurement? Mbiz.co.id bisa menjadi rekanan terbaik dalam hal pengadaan barang dan jasa. Sebagai pelopor sistem pengadaan barang secara elektonik pertama di Tanah Air, Mbiz.co.id akan memudahkan Anda dalam melakukan proses pengadaan dengan posedur yang lebih mudah dan cepat. Semoga bermanfaat.