Di era teknologi seperti sekarang ini, sudah saatnya perusahaan memanfaatkan kemajuan yang ada untuk mengefisiensikan berbagai kegiatan bisnis, termasuk urusan pengadaan barang dan jasa. Dalam hal ini, e-procurement hadir sebagai solusi pengadaan barang dan jasa secara modern dan terintegrasi.

Jika diartikan, e-procurement merupakan sistem pengadaan barang dan jasa yang memanfaatkan teknologi informasi dan jaringan komputer untuk menjalankan seluruh prosesnya.

Tidak hanya memberikan kemudahan dan keuntungan jangka pendek, pemanfaatan transformasi digital dalam proses pengadaan juga juga bisa menjadi investasi yang menguntungkan dalam jangka waktu yang panjang.

E-procurement dapat membantu perusahaan mencapai tujuan pengadaan yang sebenarnya dan tidak terlepas dari prinsip efektif, efisien, transparan, terbuka, bersaing, adil, serta akuntabel.

Menuai Manfaat dari Transformasi Digital

transofrmasi digital

Dalam melakukan pengadaan barang dan jasa, perusahaan umumnya akan melakukan proses yang panjang dan berbelit-belit hingga mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan. Masalahnya, tahapan yang panjang dan rumit tersebut umumnya membuka peluang tindak korupsi yang pada akhirnya merugikan perusahaan.

Celah oknum untuk melakukan penggelapan anggaran dalam pengadaan barang dan jasa bisa terjadi dari tahap perencanaan dan penggaran. Dalam tahapan ini, pihak internal perusahaan yang ingin mendapatkan keuntungan pribadi umumnya sudah mengkapling-kapling anggaran yang akan dibelanjakan dan anggaran yang akan disimpan.

Namun, hal itu tidak akan terjadi apabila perusahaan menggunakan sistem pengadaan barang dan jasa elektronik atau e-procurement. Melalui sistem yang telah terintergasi secara online, proses pengadaan akan berjalan secara sistematis, efektif, serta terbuka bagi semua pihak yang ikut serta di dalamnya. Dengan demikian, isu-isu penggelapan dana atau pemalsuan anggaran tidak lagi menjadi masalah utama.

Selain terbuka dan transparan, adanya sistem digital untuk melakukan pengadaan juga akan membantu proses pengadaan berjalan lebih praktis dan cepat. Jadi, perusahaan tidak akan membutuhkan banyak waktu dan biaya untuk melakukan pengadaan barang maupun jasa.

Manfaat Pengadaan Barang dan Jasa Secara Elektronik bagi Perusahaan

E-procurement menghadirkan proses pengadaan yang praktis dan efektif dibanding pengadaan secara konvensional. Lalu, apa saja manfaat jangka panjang yang akan diperoleh perusahaan dengan menerapkan e-procurement? Berikut adalah beberapa di antaranya.

  • Menekan Biaya

menekan biaya

Dengan e-procurement, perusahaan akan terhindar dari masalah-masalah yang akan membuat biaya belanja membengkak, seperti duplikasi pembelian barang atau jasa, jumlah pengadaan yang tidak terkontrol, atau biaya-biaya tambahan pembuatan dokumen-dokumen fisik.

  • Pengeluaran Lebih Transparan

Karena seluruh prosesnya telah terintegrasi secara online, e-procurement akan memudahkan perusahaan dalam menyusun dan menganalisis laporan. Selain itu, perusahaan juga dapat memastikan prosedur pengadaan agar berjalan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan.

  • Meningkatkan Produktivitas

meningkatkan produktivitas

Dengan e-procurement, proses pengadaan akan berjalan lebih cepat dan efektif. Dengan adanya riwayat transaksi yang tersimpan di dalam sistem, perusahaan juga akan lebih mudah jika ingin melakukan pembelian barang atau jasa yang sama di masa mendatang. Jadi, tidak perlu lagi melakukan proses yang berbelit-belit seperti ketika melakukan pengadaan secara konvensional.

  • Mengurangi Dokumen Fisik

Melalui e-procurement, semua dokumen dan data-data yang diperlukan untuk kegiatan pengadaan akan tersimpan secara otomatis di dalam sistem. Jadi, pencarian dokumen bisa dilakukan dengan lebih mudah dan cepat tanpa perlu khawatir dokumen hilang, tertumpuk, atau terbawa orang lain.

  • Mempermudah Transaksi

transaksi

Sistem digital pada e-procurement juga mendukung dan mempermudah proses pembelian, pembayaran, hingga pengiriman barang. Melalui platform ini, perusahaan bisa mencari vendor sesuai kebutuhan dan memilahnya sesuai jenis produk, anggaran, lokasi pengiriman, atau kuantitas.

  • Memudahkan Kontrol Pengadaan

Dalam perusahaan, masing-masing divisi terkadang memiliki cara pengadaan yang berbeda-beda. Dengan sistem e-procurement yang sudah terstruktur dan terintegrasi, maka divisi pengadaan akan lebih mudah dalam mengontrol pengadaan dari masing-masing divisi dalam perusahaan.

  • Menghindari Error

eprocurement

Karena menggunakan dokumen elektronik, e-procurement juga akan memudahkan tim pengadaan dalam memeriksa informasi yang diperlukan. Apabila ada informasi yang kurang atau salah, dokumen dapat diperbaiki dengan mudah dan cepat sehingga tidak menghambat proses-proses selanjutnya.

Bagaimana? Setelah mengetahui manfaat-manfaat e-procurement bagi perusahaan, sudahkah Anda tertarik untuk mulai berinvestasi dengan menerapkan strategi pengadaan melalui transformasi digital?

Apabila ingin berpindah ke e-procurement, daftarkan saja email perusahaan Anda di Mbiz.co.id. Melalui situs yang dibangun untuk melayani transaksi B2B (business to business), Mbiz.co.id hadir sebagai solusi total pengadaan barang dan jasa yang lebih efektif, efisien, dan siap memberikan keuntungan lebih bagi perusahaan.

Ditulis oleh Mbiz.co.id Team

Pioneer Total e-Procurement Solution in Indonesia

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

w

Connecting to %s