Pengadaan barang merupakan komponen penting bagi perusahaan mana pun demi mewujudkan kegiatan operasional yang produktif. Namun, proses satu ini terkenal memakan banyak waktu dan sumber daya. Karenanya, perusahaan perlu menerapkan strategi procurement yang tepat agar prosesnya dapat berjalan sesuai target.
Agar dapat merancang strategi procurement yang tepat, perusahaan perlu melakukan sejumlah perubahan serta menganalisis kebutuhan secara spesifik. Untuk memberikan gambaran strategi pengadaan yang ideal, ada beberapa faktor penting yang perlu dipertimbangkan, seperti:
- Pahami kebutuhan perusahaan secara mendalam
Analisis sarana dan prasarana perusahaan secara menyeluruh dibutuhkan untuk menentukan strategi procurement yang tepat. Analisis ini tidak hanya menyangkut barang atau layanan pendukung apa saja yang harus diadakan, tapi harus juga melibatkan evaluasi performa pada periode sebelumnya, anggaran, serta target output yang diharapkan.
Baca juga :Â 6 Cara Membuat Strategi Procurement
Tim pengadaan pun perlu melihat kembali strategi pengadaan sebelumnya, apakah masih relevan atau perlu pembaruan demi menyesuaikan dengan tantangan yang dihadapi perusahaan. Langkah ini dapat membantu tim untuk menemukan celah atau area mana saja yang perlu diperbaiki.
- Komunikasikan dengan manajer atau para karyawan yang terlibat
 
Demi memperoleh input yang membangun, tim pengadaan perlu mengomunikasikan perencanaan strategi ini pada pihak manajerial maupun karyawan terdampak. Para karyawan berada di garis terdepan kegiatan operasional, yang artinya mereka memahami berbagai macam tantangan yang harus diselesaikan.
Sementara itu, pihak manajerial dapat memberikan gambaran atau masukan untuk menyesuaikan dengan visi, misi, serta budaya perusahaan secara keseluruhan. Masukan yang imbang dari pihak manajerial serta petugas operasional harian dapat memberikan input untuk membantu Anda membuat keputusan terbaik.
-
Tentukan target pengadaan
Kombinasikan input yang diperoleh tadi menjadi target dan ekspektasi yang harus dipenuhi strategi pengadaan. Agar berjalan sesuai rencana, Anda perlu merancang perkiraan waktu, output yang diterima, serta dampaknya dalam jangka panjang. Dari proses ini Anda dapat memperoleh pengertian yang lebih mendalam mengenai apa yang diperlukan perusahaan agar strategi yang diterapkan dapat terus relevan dengan tantangan dan kebutuhan perusahaan di masa depan.
- Tentukan area mana yang harus didahulukan
Setelah mempertimbangkan seluruh input yang diperoleh, Anda perlu menentukan pos mana yang harus menjadi prioritas pengadaan. Misal, perusahaan Anda kini tengah memprioritaskan peningkatan profit penjualan, maka Anda perlu memaksimalkan pengadaan barang yang dibutuhkan untuk kegiatan penjualan. Meski ada beberapa pos yang menjadi prioritas, pastikan pos yang lain tetap mendapatkan porsi pengadaan sesuai yang dibutuhkan.
- Analisis target dan tujuan masing-masing pos
Sebagai bagian tim pengadaan, Anda tidak hanya bertugas memastikan setiap pos mendapatkan porsi pengadaan yang dibutuhkan. Anda pun perlu menganalisis target serta tujuan masing-masing pos, apakah target tersebut dapat berdampak positif pada performa perusahaan secara keseluruhan, atau mampukah target tersebut dicapai selama kuartal tertentu.
- Brainstorming
Setelah seluruh target dan tujuan dirancang, kini saatnya mendiskusikan proposal strategi dari anggota tim. Hal ini diperlukan untuk mencari jalan terbaik demi menunjang proses pengadaan. Dalam proses ini diharapkan para anggota tim dapat menemukan jalan terbaik untuk membuat pengadaan lebih efektif dan efisien. Cara mewujudkan pengadaan yang efisien pun dapat bermacam-macam.
Mungkin ada anggota tim yang mengusulkan untuk menambah anggota, dan ada pula yang berpikir untuk mengalihkan proses pengadaan secara digital dengan metode e-procurement. Apa pun strategi yang dipilih, pastikan seluruh anggota tim memiliki satu pemahaman dan kerangka kerja yang sama agar tidak terjadi miskomunikasi yang dapat menghambat proses pengadaan.
- Eksekusi strategi
Sebelum benar-benar mengeksekusi rencana pengadaan, tim harus memetakan alur kerja untuk mengantisipasi adanya celah atau tantangan tak terduga. Baru setelah seluruh anggota setuju dengan rancangan kerja yang dirumuskan, strategi dapat langsung diterapkan. Bagian terpenting pada tahap ini adalah kepekaaan masing-masing anggota tim terhadap proses pengadaan serta hasil akhirnya.
Baca juga :Â Pengadaan Online Bantu Produktivitas Perusahaan
Segala kegiatan pengadaan perlu selalu dimonitor untuk melihat dampaknya terhadap performa perusahaan. Strategi procurement yang diterapkan tidak selamanya akan tetap relevan. Anda mungkin harus merevisi beberapa poin agar dapat menyesuaikan dengan kondisi perusahaan yang dinamis.
Strategi procurement yang tepat, awal kesuksesan perusahaan
Pengadaan barang memang bukan hal yang sederhana. Namun, Anda tetap dapat menyederhanakan proses-proses rumit pada metode pengadaan konvensional dengan kemudahan yang ditawarkan teknologi digital masa kini. E-procurement hadir menawarkan proses pengadaan yang lebih praktis, mudah, dan transparan.
Mbiz.co.id merupakan perusahaan pionir penyedia layanan e-procurement yang mengombinasikan fitur-fitur pengadaan dengan kemudahan transaksi ala e-commerce. Dengan Mbiz.co.id, Anda tidak perlu waswas akan transparansi dan akuntabilitasnya. Ayo ubah cara lama pengadaan barang melalui e-procurement bersama Mbiz.co.id.