Dalam proses penjualan akan ada dua sistem yang diterapkan yaitu dengan menggunakan surat penawaran atau disebut dengan quotation. Â Ada juga yang menggunakan sistem faktur penjualan atau disebut dengan invoice. Kedua sistem ini memiliki perbedaan. Ini cara mudah untuk membedakan apa nya dengan mengetahui quotation dan invoice.
Tentang Quotation
Quotation adalah sebuah surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan setelah Anda melakukan permintaan. yang sering digunakan untuk transaksi penjualan B2B. Langkahnya dimulai saat Anda selaku pelanggan menghubungi pihak penyedia barang atau jasanya. Setelah itu baru surat akan dikirimkan sesuai dengan yang diinginkan.
Hal umum yang ada di dalam quotation yaitu adanya kode dan juga deskripsi dari barang atau jasa yang ditawarkan. Ada jumlahnya dan juga harga satuan. Jika ada diskon atau promo akan dicantumkan dengan rinci. Lalu setelah itu akan ada harga penawaran yang diberikan.
Selain itu di dalamnya akan ada data detail perusahaan yang menawarkan secara lengkap. Mulai dari alamat, nomer telepon, sales, dan penanggung jawab dari perusahaan dengan posisi terpentingnya. Barang juga disertai dengan pajak yang jelas yaitu sebesar 105.
Baca juga : Mengenal RFQ – Permintaan untuk Penawaran
Terakhir adanya tata cara pembayaran yang bisa dilakukan. Bisa dilakukan dengan cash on delivery atau memilih cash before delivery. Jika Anda sudah mejadi langganan bisanya pembayaran dapat dilakukan setelah barang diterima. Bisa dilakukan sesuai dengan kesepakatan. Selain itu akan ada nomor rekening pembayaran yang akan terlampir dengan jelas.
Ketika Anda sudah menerima surat penawaran ini maka perlu segera dilaporkan ke atasan agar bisa mendapatkan keputusannya. Anda dapat mengetahui surat yang masuk tersebut surat penawaran dengan cepat cukup melihat dari bagian pembuka, isi, dan penutup surat.
Tentang Invoice
Invoice adalah sebuah surat permintaan atau surat penagihan untuk melakukan pembayaran. Jelas sekali berbeda dengan quotation. Surat ini merupakan komitmen antara penjual dan pembeli tentang tanggal jatuh tempo pembayaran yang harus dilakukan.
Surat akan diberikan setelah Anda mendapatkan barang atau jasanya. Invoice ini berisikan tentang rincian barang atau jasa sesuai harga yang telah PO. Harga tidak akan berubah tanpa adanya penambahan biaya apa pun.
Invoice ini diberikan kepada pelanggan dengan disertai lampiran tanda terima barang dan sekaligus dengan faktur pajak. Invoice ini merupakan bukti penting sudah terlaksananya pelayanan dalam jasa sedangkan dalam barang sudah sampai di tempatnya. Maka dari itu invoice ini tidak boleh sampai lupa apa lagi hilang.
Invoice dapat dibuat dengan mudah dan cepat tidak sesulit pembuatan quotation. Bisa juga disesuaikan dengan kebutuhan dari masing-masing perusahaan penyedia barang atau pun jasa. Secara umum invoice akan berisi tujuan dari penagihan yang dilakukan kepada konsumen. Misalnya untuk pembayaran hotel dalam rangka perjalanan dinas.
Lalu di dalam invoice juga terdapat identitas perusahaan yang melakukan penagihan dengan detail yaitu alamat dan nomor telepon. Setelah itu invoice dilengkapi dengan nomor surat pemesanan yang tentunya akurat.
Jika dalam bentuk barang, maka invoice berisikan daftar barang yang dibeli. Melampirkan deskripsi barang, jumlah, harga, dan total pembayaran yang harus dilakukan. Beserta dengan total pajak yang perlu dibayarkan.
Setelah mengetahui pengertian quotation dan invoice, Anda bisa lebih mudah untuk membedakannya. Dari bentuk saja sudah bisa langsung diketahui jenis suratnya. Jika masih kebingungan bisa mencari berbagai contoh suratnya di internet. Perhatikan dengan baik jangan sampai Anda salah membuat karena akan risikonya pada pembayaran jika dalam invoice.