7 Perlengkapan Kearsipan yang Sering Ada di Perkantoran

perlengkapan kerasipan

Kantor perusahaan yang sudah jalan selama bertahun-tahun pasti memiliki dokumen penting. Nah, bagian pengarsip biasanya ditugasi untuk menyimpan dokumen tersebut agar sewaktu-waktu dibutuhkan bisa langsung ambil. Demi menunaikan tugasnya, tentu memerlukan beberapa perlengkapan kearsipan seperti map pengganti, lemari arsip, serta kartu indeks.

  1. Map Pengganti

Map pengganti digunakan untuk menyimpan surat-surat yang dipinjam dalam jumlah banyak. Misalnya surat-surat tersebut tadinya sudah dimasukkan di dalam map. Tapi untuk alasan tertentu dikeluarkan. Alhasil, map tadi pun menjadi tidak efektif lagi untuk menyimpan surat semula. Maka dibutuhkan map pengganti agar surat-surat itu bisa diarsipkan kembali.

  1. Lembar Pinjam Arsip

Lembar pinjam arsip atau out slip digunakan untuk mencatat peminjaman arsip. Jadi, lembar ini bisa dijadikan bukti peminjaman. Selain itu, lembar pinjam arsip juga bisa berfungsi sebagai pengingat kapan dan siapa yang berkewajiban mengembalikan arsip. Adanya lembar ini juga bisa mencegah terjadinya kehilangan arsip gara-gara tidak dikembalikan.

  1. Kartu Tunjuk Silang

Proses search & filtering dalam upaya menemukan arsip tentu akan sulit tanpa petunjuk. Nah, kartu tunjuk silang ini berfungsi membantu menemukan arsip yang diinginkan. Biasanya kartu ini dibuat dengan ukuran 12.5 cm x 7.5 cm. Penggunaan kartu tunjuk silang dimungkinkan bila arsip punya lebih dari satu nama atau judul.

Selain itu, kartu tunjuk silang juga dibuat dengan alasan arsip pada filing cabinet punya lampiran dokumen lain. Biar lebih mudah, maka kartu tunjuk silang menggunakan sistem alfabetis dan memakai laci cardex. Adapun jika kartu tunjuk silangnya berjumlah sedikit, maka cukup ditempatkan pada bagian belakang laci filing cabinet.

  1. Kartu Indeks

Nah, apabila tidak menggunakan kartu tunjuk silang untuk membantu menemukan arsip, masih bisa pakai kartu indeks. Kartu ini menggunakan sistem penyimpanan subjek, wilayah, nomor, serta tanggal. Berhubung orang lebih mengingat nama-nama, maka kartu ini lebih sering disimpan berdasarkan nama dan disusun secara alfabetis.

Para pengarsip sebelum mengarsipkan dokumen-dokumen, biasanya membuat kartu indeks dulu. Terutama kalau jumlah dokumen sebelumnya sudah banyak. Jadi ketika peminjam datang mencari, si pengarsip langsung bisa menunjukkan lokasi tepatnya. Si pengarsip juga perlu menyimpan kartu indeks di tempat yang aman karena menyangkut dokumen penting.

  1. Filing Cabinet

Laksana lemari, filing cabinet berdiri tegak dan dibuat dari bahan logam. Fungsinya untuk menyimpan arsip milik perusahaan. Dari kejauhan, perawakannya mirip dengan brankas. Tapi tidak setebal brankas kok. Ada yang satu pintu, dua pintu, bahkan 3 pintu. Perihal ukuran tentu disesuaikan dengan kemungkinan banyaknya arsip yang hendak disimpan.

  1. Kotak Kardus

Meski sebelumnya arsip perusahaan bersifat penting, tapi sewaktu-waktu bisa saja berubah status jadi inaktif. Mau dibuang, belum waktunya. Maka, tak ada cara lain selain memasukkannya ke dalam kotak kardus. Sebelum dimasukkan ke kotak, arsip lebih dulu disimpan di dalam folder. Setelah itu, kotak tersebut ditempatkan ke rak arsip.

  1. Numerator

Alat ini digunakan untuk membuat penomoran pada lembaran dokumen. Untuk numerator kecil, angkanya pun kecil, yakni hanya terdiri dari 4-6 digit. Sedangkan numerator besar digit angkanya bisa lebih dari 6. Cara kerja numerator digunakan dengan tangan. Angka secara otomatis terbentuk setelah menekan bagian tangkainya ke dokumen.

Baca juga : 9 Proses Akuntansi yang Harus Ditempuh oleh Seorang Akuntan

Dalam kegiatan pengarsipan, ada beberapa sistem yang dipakai. Mulai dari sistem huruf, sistem geografis, sistem kronologis, sistem nomor, hingga sistem subjek. Fungsinya sama, yakni agar arsip yang tersimpan jadi lebih rapi. Perlengkapan kearsipan tersebut wajib ada di kantor ketika ingin kegiatan arsip-mengarsip tetap berjalan lancar dari waktu ke waktu.

Sharing is Caring!

Tinggalkan Balasan

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.