Procurement adalah pengadaan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan atau BUMN. Proses ini meliputi beberapa tahap, mulai dari pemilihan vendor, seleksi, negosiasi, hingga pembelian barang. Karena berlikunya tahap yang harus ditempuh, proses procurement biasanya menyita waktu dan menguras energi yang cukup banyak.
Kendala yang dihadapi dalam pengadaan barang dan jasa secara konvensional tersebut kerap menjadi faktor yang menghambat performa perusahaan. Untuk mengatasi hal itu, kini ada solusi efektif berupa metode e-procurement. Ini adalah cara pengadaan barang atau jasa secara elektronik.
Lalu, mengapa perusahaan-perusahaan di Indonesia disarankan untuk beralih ke metode ini? Setidaknya, 5 hal berikut bisa menjadi alasan kuat.
- Merupakan Kebutuhan Perusahaan
Aktivitas procurement tidak bisa dihindari oleh perusahaan. Bahkan, hal ini bisa disebut sebagai kegiatan rutin yang memengaruhi kelangsungan hidup suatu perusahaan. Pasalnya, perusahaan membutuhkan bahan-bahan baku, bahan-bahan pendukung, suku cadang, barang jadi, dan sebagainya, untuk tetap beroperasi.
Bayangkan apa yang akan terjadi jika procurement tidak berjalan semestinya atau aktivitas ini berlangsung lambat dan kurang efektif. Dampak utamanya pasti pada kualitas output yang dihasilkan oleh perusahaan.
2. Mengantisipasi Tenggang Waktu
Salah satu bagian penting dalam proses procurement adalah melakukan pemesanan barang atau jasa. Langkah ini dilakukan setelah proses negosiasi dianggap selesai, yaitu ketika kedua pihak mencapai kata sepakat. Nah, ketika masuk dalam tahap ini, ada tenggang waktu yang harus diantisipasi.
Tenggang waktu dimulai sejak pemesanan, ketika proses produksi sedang berlangsung, lalu barang diantarkan, hingga proses penyimpanan di gudang. Artinya, setelah pemesanan, barang tidak serta-merta bisa langsung digunakan. Karena itu, alangkah baiknya jika proses sebelum pemesanan dapat dipersingkat. Solusinya adalah dengan beralih pada metode e-procurement, yaitu metode yang memanfaatkan jaringan internet untuk penyediaan barang dan jasa secara online.
3. Menekan Anggaran
Biaya untuk memproduksi sesuatu bukan hanya meliputi biaya untuk membeli bahan baku atau membayar pekerja. Namun, ada juga biaya-biaya lain, seperti yang berasal dari supply chain. Sebagian biaya ini merupakan pemborosan yang seharusnya bisa ditiadakan. Pada procurement yang dilakukan secara konvensional, hal ini berhubungan dengan pemrosesan kertas-kertas yang tentu membutuhkan biaya.
Biaya yang tidak perlu ini bisa dihindari jika perusahaan beralih pada metode e-procurement. Inilah yang disebut efisiensi, yaitu dengan dana dan daya yang minimum, menghasilkan sasaran berkualitas maksimum.
4. Menghindari Kerugian
Mengalami kerugian adalah mimpi buruk yang dihindari oleh setiap perusahaan. Namun, kadang kala faktor-faktor merugikan tersebut tidak dapat diawasi dengan jeli, terutama jika sumber daya manusia tidak memadai untuk melakukan kontrol.
Nah, melalui e-procurement, kerugian material maupun imaterial yang mungkin terjadi selama proses pengadaan dapat diminimalisasi. Alasannya, dengan memanfaatkan salah satu prinsip dasar pengadaan, yaitu kehati-hatian, setiap langkah yang dilakukan otomatis terpantau dan bersifat transparan.
Kerugian juga bisa berbentuk pemilihan vendor yang ternyata bukan yang terbaik. Melalui platform e-procurement Mbiz.co.id, berbagai pilihan vendor dengan spesifikasi dan harga transparan bisa dipertimbangkan secara matang sebelum keputusan diambil.
5. Mudah Melakukan Integrasi
Masalah yang sering muncul dalam proses procurement adalah bagaimana membangun integrasi yang baik antara bagian pembelian dan keuangan. Jika hal ini tidak dipahami dengan serius, procurement justru akan menyisakan tanggungan baru yang dapat menciptakan ketidaksinkronan dalam pembukuan perusahaan.
Sekali lagi, hal ini berkaitan dengan proses yang tidak sederhana dan memakan waktu serta menguras tenaga. Sebaliknya, jika menggunakan e-procurement, semua kendala integrasi bisa diatasi dan alur pekerjaan di perusahaan menjadi lebih lancar.
Pada kenyataannya, metode procurement yang dilakukan dalam suatu perusahaan, sangat berpengaruh terhadap kinerja dan keberlangsungan perusahaan. Karena itu, kini sudah saatnya untuk beralih pada solusi e-procurement total yaitu Mbiz.co.id demi kemudahan