Pengadaan atau procurement merupakan suatu proses atau kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan dalam mewujudkan suatu pengadaan untuk kepentingan bisnisnya, baik itu berupa barang ataupun jasa. Kegiatan ini bertujuan untuk menemukan barang atau jasa yang paling sesuai dari segi kualitas, kuantitas, serta harga.

Namun dalam prakteknya, kegiatan pengadaan sering kali diiringi dengan sejumlah masalah dan menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Pasalnya, kegiatan pengadaan yang dilakukan secara konvensional terbukti kurang efektif, tidak transparan, dan kerap memicu proses pengadaan yang rumit dan mudah dikorupsi. Untuk itu, penting bagi perusahaan atau korporasi untuk beralih ke sistem pengadaan barang dan jasa secara elektronik atau e-procurement.

Apa Itu E-Procurement?

E-procurement atau electronic procurement merupakan suatu sistem pengadaan barang dan jasa yang dilakukan secara digital dengan memanfaatkan perangkat teknologi informasi. Sistem ini menjadi solusi yang tepat karena dapat menyederhanakan proses transaksi yang mulanya rumit menjadi lebih efektif, efisien, dan transparan.

Dengan proses yang seluruhnya dilakukan secara digital, perusahaan akan dimudahkan dalam melakukan tahap-tahap pengadaan yang umumnya menyita waktu dan biaya. Mulai dari proses identifikasi kebutuhan bisnis, mencari vendor, hingga membandingkan harga serta persyaratan terbaik dari vendor-vendor yang ada, semua bisa dilakukan secara online dan terintergrasi.

Apa Keunggulan E-Procurement Dibandingkan Pengadaan Barang dan Jasa Secara Konvensional?

Jika dibandingkan dengan pengadaan barang dan jasa secara konvensional, e-procurement memiliki banyak keunggulan yang dapat memberikan keuntungan lebih bagi perusahaan. Berikut adalah beberapa keunggulan dari e-procurement.

• Pencarian barang atau jasa dapat dilakukan secara online melalui website atau aplikasi e-procurement
• Perbandingan harga, kontak vendor, serta deskripsi lengkap terkait barang atau jasa yang ditawarkan dapat dilihat dengan mudah
• Meningkatkan efisiensi dan menjaga hubungan dengan vendor
• Proses persetujuan dapat dilakukan secara online
• Pembayaran dapat dilakukan di awal, secara berkala, atau di akhir setelah barang diterima dan kontrak selesai
• Proses pengiriman barang dapat dipantau
• Mengurangi masalah akibat kesalahan manusia dalam proses pembelian

Secara garis besar, sistem e-procurement ini dapat menyederhanakan proses procurement menjadi lebih cepat, hemat, efektif, dan transparan bagi semua pihak yang ada di dalamnya.

Solusi Total E-procurement dengan Mbiz.co.id

Mbiz.co.id merupakan bagian dari Lippo Digital Group yang bergerak di bidang penyedia jasa e-procurement. Berkomitmen untuk menyederhanakan proses transaksi B2B (business to business) dan B2G (business to goverment) melalui solusi total e-procurement, Mbiz.co.id hadir dengan enam komponen utama yang akan memberikan keuntungan lebih bagi perusahaan.

• Mudah

Mbiz.co.id dapat memudahkan perusahaan dalam melakukan proses pengadaan barang dan jasa. Dengan seluruh proses manajemen vendor yang terpadu dalam satu pintu, perusahaan dapat dengan mudah mencari vendor yang sesuai dengan kebutuhan sekaligus melakukan negosiasi dengan vendor terkait.

• Efisien

Dengan Mbiz.co.id, pengelolaan pengadaan barang dan jasa juga akan lebih efisien dengan tersedianya fitur kontrol anggaran serta pengingat persetujuan otomatis.

• Transparan

Salah satu prinsip penting dalam melakukan pengadaan barang dan jasa adalah transparan. Dengan solusi e-procurement dari Mbiz, perusahaan atau vendor tidak perlu khawatir karena seluruh transaksi yang dilakukan akan tercatat secara otomatis di dalam sistem dan bisa diakses oleh semua pihak.

• Terjamin

Pelacakan yang terstruktur dan status pemesanan yang otomatis ter-update akan membuat proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan lebih terjamin.

• Personalisasi

Perusahaan memiliki akses mudah ke semua vendor yang bergabung dan mendapatkan pilihan harga yang kompetitif dari masing-masing vendor.

• Bebas Hambatan

Dengan Mbiz.co.id, proses pengadaan juga akan terbebas dari hambatan karena dokumentasi pembayaran akan langsung tercatat dan terintegrasi dengan sistem. Di samping itu, perusahaan juga akan dimudahkan dengan fitur pencarian dokumen tambahan dan pengingat otomatis keterlambatan pembayaran.

Demikianlah sedikit penjelasan mengenai solusi pengadaan barang dan jasa secara digital melalui e-procurement. Apabila Anda ingin beralih ke e-procurement, Mbiz dapat menjadi solusi total e-procurement di perusahaan Anda. Semoga bermanfaat!