Bedanya apa kalau saya pakai sistem e-procurement?
Bagaimana dengan proses approval-nya? Apakah lebih mudah?
Sistem eproc bisa membantu di proses mana saja dalam pengadaan?
Tiga pertanyaan ini kerap diucapkan calon klien kepada tim VA (Vendor Acquisiton) kami saat menjelaskan tentang manfaat e-procurement bagi bisnis mereka.
Secara garis besar, e-procurement disebut lebih praktis, terintegrasi online, lebih efisien dan efektif. Namun berapa signifikan dan spesifik e-procurement dapat membantu pengadaan perusahaan dan instansi Anda? Berikut jawabannya.
1. Menekan biaya
E-procurement dapat menekan biaya karena menghindari Anda dari; duplikasi pada pembelian barang/jasa, jumlah belanja yang tidak terkontrol, dan menghemat biaya yang dikeluarkan untuk pembuatan dokumen-dokumen fisik.
2. Pengeluaran yang transparan
Pengadaan berbasis elektronik memudahkan Anda untuk menyusun dan menganalisa report (laporan) melalui sistem yang sudah terintegrasi. Selain itu, dapat memastikan prosedur pengadaan sudah berjalan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan.
3. Meningkatkan produktivitas
Sistem e-procurement dapat menghemat waktu dibanding pengadaan tradisional. Rekaman transaksi yang tersimpan memudahkan Anda untuk melakukan pembelian yang sama di masa mendatang tanpa harus mengulang proses dari awal.
4. Meminimalisir dokumen fisik
Tak ada lagi kasus dokumen hilang, tertumpuk, ataupun terbawa ke orang lain. Melalui e-procurement, semua dapat tersimpan dan tertata secara online sehingga lebih mudah dalam mencari dokumen lama hingga yang terbaru.
5. Mempermudah transaksi
Sistem elektronik pada e-procurement mendukung dan mempermudah proses pembelian, pembayaran, pengiriman sehingga transaksi lebih cepat rampung. Platform e-procurement akan menerjemakan kebutuhan pembeli sesuai budget, kuantiti, jenis produk, lokasi pengiriman sehingga mempercepat penemuan vendor sesuai kebutuhan.
6. Membuat Standar Pembelian
Terkadang, masing-masing divisi memiliki cara pengadaan yang berbeda sesuai referensi yang mereka ketahui. Melalui sistem e-procurement yang sudah terstruktur dan terintegrasi memudahkan divisi pengadaan untuk mengontrol pengadaan yang dilakukan oleh divisi-divisi lain dalam satu perusahaan/instansi.
7. Menghindari error
Dokumen elektronik memudahkan Anda untuk memeriksa informasi yang kurang ataupun yang salah. Informasi dokumen dapat diperbaiki dengan mudah dan cepat sehingga tidak menghambat proses selanjutnya.
Apakah sudah terbayang bagaimana sistem e-procurement siap mempermudah proses pengadaan Anda? Daftarkan email kantor Anda di Mbiz.co.id dan tim kami siap mengontak untuk membantu menjelaskan pembuatan akun e-procurement.
Source:Â https://blog.procurify.com/2015/05/12/7-benefits-of-e-procurement/