Purchasing merupakan sebuah proses formal saat melakukan pembelian barang dan jasa. Proses ini disesuaikan dengan kebutuhan dari pihak yang melakukannya. Berikut ini tipe purchasing dan proses melakukannya yang akan membantu Anda agar lebih mudah memahaminya.
- Personal Purchasing
Ada tipe personal purchasing yang dilakukan agar bisa mendapatkan barang dan jasa untuk kepentingan pribadi. Di mana proses untuk melakukannya lebih singkat hanya perlu pembelian barang dan jasa dan memeriksanya agar kondisinya sesuai dengan kebutuhan.
- Mercantile Purchasing
Tipe kedua adalah mercantile purchasing yaitu sebuah proses pembelian yang dilakukan dengan difasilitasi pihak perantara seperti distributor atau agen. Anda selaku pembeli melakukan kontak dengan pihak ini untuk bisa mendapatkan barang atau jasa.
Keuntungannya tentu bisa menerima bersih kondisi barang atau jasa tanpa perlu pengecekan secara lebih detail. Biasanya proses purchasing ini menjadi pilihan sebuah bisnis kecil yang tidak bisa langsung melakukan pembelian ke pihak agen besar atau produsennya.
- Industrial Purchasing
Selanjutnya tipe purchasing adalah industrial purchasing yang dilakukan untuk mengubah barang mentah menjadi sebuah produk baru. Proses pembelian barang bakunya tentu melibatkan pihak perantara sebagai penyedia bahan baku.
Proses pembelian berlangsung dengan jumlah yang besar sesuai kebutuhan industri dan biaya pembeliannya juga dibuatkan ke dalam rencana pembelian. Dalam proses pembelian ini harus ada sebuah bukti pembayaran atau fraktur yang penting untuk pembukuan keuangan industri.
Biasanya proses pembelian akan berlangsung setelah mengadakan rapat antar departemen yang ada di industri agar tidak terjadi kesalahan. Selain itu pada tipe purchasing ini pihak manajemen industri harus menjaga hubungan baik dengan vendor.
Tujuannya agar ke depannya proses pembelian barang akan lebih mudah dan mendapatkan keuntungan dengan harga lebih murah. Khususnya untuk barang baku yang digunakan dalam jangka panjang.
- Institutionalized or Government Purchasing
Selanjutnya adalah tipe institutionalized or government purchasing merupakan sebuah proses pembelian barang atau jasa yang ditujukan untuk kepentingan publik. Proses pembelian pada purchasing tipe ini memiliki proses yang jauh lebih panjang dibandingkan tipe lainnya karena menyangkut banyak orang.
Dimulai dengan memastikan bahwa barang atau jasa yang akan dibeli memang dibutuhkan oleh publik karena mengingat alokasi dana ini memang tersistem. Tahap berikutnya proses pembelian membutuhkan persetujuan bagian pengadaan barang dan keuangan.
Nantinya akan ada tim khusus yang dibentuk untuk melakukan pembelian barang dan jasa. Prosesnya jelas dan transparan sehingga tidak ada celah untuk melakukan kecurangan. Selanjutnya tim yang akan bertindak untuk memastikan barang yang dibeli memang dalam kondisi baik dan tiba sesuai perencanaan waktunya.
Apa lagi jika barang yang dibeli tersebut memang sudah ada tanggal khusus penggunaannya jadi tidak boleh sampai ada keterlambatan. Dampaknya akan buruk kepada citra instansinya di mata publik jika tidak sesuai dengan perencanaan.
Pada tipe purchasing ini penting untuk memastikan pembayaran dilakukan dengan teliti agar tidak terjadi kesalahan. Proses pembayaran pun harus melampirkan bukti pembayaran atau fraktur yang asli. Ini sangat penting untuk menjadi bukti yang sah dan bisa dipertanggungjawabkan. Jadi, tidak akan terjadi masalah di kemudian hari nantinya.
Baca juga :
Keempat tipe purchasing di atas prosesnya disesuaikan dengan tingkat kebutuhannya. Secara umum ini merupakan sebuah proses pembelian yang terstruktur dengan baik agar tidak mengalami kerugian. Penting sekali adanya manajemen dalam pembelian barang dan jasa agar bisa terus berjalan dalam jangka panjang tanpa adanya kendala yang signifikan.