Pengadaan atau procurement merupakan suatu kegiatan yang selalu ada dalam sebuah bisnis. Kegiatan ini bertujuan untuk mendapatkan barang atau jasa yang paling sesuai dengan kebutuhan dan anggaran perusahaan. Sayangnya, proses yang rumit dan berbelit-belit seringkali menimbulkan berbagai masalah yang membuat perusahaan tidak mencapai tujuan yang sebenarnya dari kegiatan tersebut.
Proses Pengadaan Secara Konvensional dan Kekurangannya
Proses pengadaan seharusnya memenuhi prinsip efektif, efisien, transparan, terbuka, bersaing, adil, serta akuntabel. Namun, prinsip-prinsip tersebut cukup sulit untuk dicapai dalam proses pengadaan barang secara konvensional.
Pasalnya, tahapan-tahapan yang rumit dan berbelit-belit membuka peluang modus operandi atau tindak korupsi yang dapat merugikan perusahaan. Bahkan, kecurangan-kecurangan tersebut seringkali dilakukan oleh pihak-pihak internal perusahaan yang ingin mendapat keuntungan pribadi.
Solusi E-procurement dalam Menyederhanakan Proses Pengadaan Barang dan Jasa
Sebagai solusi untuk menjawab masalah-masalah yang umumnya muncul dari proses pengadaan secara konvensional, e-procurement hadir dengan menyederhanakan tahapan-tahapan pengadaan sehingga menjadi lebih efektif, efisien, serta transparan bagi semua pihak.
Jika diartikan, e-procurement merupakan sistem pengadaan barang dan jasa yang memanfaatkan teknologi elektronik seperti internet dan jaringan komputer. Karena seluruh prosesnya dilakukan secara digital, sistem ini dapat menyederhanakan tahapan pengadaan secara digital yang umumnya rumit dan menyita banyak waktu.
Melalui sistem e-procurement, tahap pencarian vendor, perbandingan harga dari masing-masing vendor, persetujuan, pemantauan, penagihan, hingga pembayaran, seluruhnya dilakukan secara digital. Dengan demikian, kegiatan pengadaan yang dilakukan tidak akan terlepas dari prinsip-prinsip pengadaan yang baik, yaitu efektif, efisien, transparan, terbuka, bersaing, adil, serta akuntabel.
Keunggulan E-procurement Dibanding Pengadaan Barang dan Jasa Secara Konvensional
Sebagai solusi untuk menyederhanakan proses pengadaan yang rumit dan berbelit-belit, e-procurement memiliki sejumlah keunggulan yang tidak dimiliki oleh pengadaan barang dan jasa secara konvensional, yaitu:
- Mudah
Hal pertama yang menjadi keunggulan dari e-procurement adalah prosesnya yang mudah. Melalui e-procurement, perusahaan bisa mencari, membandingkan hingga memilih vendor yang sesuai dengan kebutuhan dan anggarannya secara langsung melalui katalog online. Jadi, tidak perlu lagi mencari vendor harga, mencatat dan menghitung harga dari vendor secara manual, atau melakukan proses-proses rumit lainnya.
- Transparan
Keunggulan berikutnya yang ditawarkan oleh e-procurement adalah transparan. Melalui sistem ini, semua pihak yang diberikan kewanangan bisa mengaksesnya dengan mudah secara online. Dengan demikian, proses pengadaan yang berlangsung bisa dipastikan selalu terpantau dan terkontrol dengan baik. Isu-isu seperti konflik kepentingan atau pengalahgunaan anggaran untuk mendapatkan keuntungan pribadi pun pastinya bisa diminimalisasi.
- Tanpa hambatan
E-procurement mengubah sistem persetujuan, penagihan, serta konfirmasi pembayaran sehingga dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja secara online. Dengan demikian, proses pengadaan akan berjalan sesuai rencana dan terhindar dari masalah-masalah seperti persetujuan yang tertahan, keterlambatan penagihan, atau pembayaran yang terhambat.
- Aman dan Tepercaya
E-procurement menyediakan platform yang aman dan tepercaya bagi pihak perusahaan maupun supplier. Melalui kemudahan sistem, proses yang bekerja secara transparan, tanpa hambatan, dan dapat dikontrol oleh semua pihak terkait, pengadaan barang dan jasa secara elektronik ini merupakan solusi terbaik untuk menjawab masalah-masalah pengadaan di perusahaan atau korporasi yang masih dilakukan secara konvensional.
Manfaat Menggunakan Sistem E-procurement bagi Perusahaan
Di era perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang ada saat, internet muncul sebagai media yang efektif dan efisien untuk melakukan berbagai transaksi online. Tidak terkecuali untuk melakukan transaksi pengadaan barang dan jasa.
Dengan beralih ke e-procurement, perusahaan akan mendapat banyak manfaat, mulai dari penghematan anggaran, waktu, serta sumber daya untuk melakukan aktifitas pengadministrasian.
Dengan pemanfaatan yang tepat, sistem ini akan membantu proses pengadaan barang dan jasa menjadi semakin baik. Belanja perusahaan pun menjadi lebih terkontrol, dan perputaran uang bisa lebih stabil.
Itulah keunggulan e-procurement dalam menyederhanakan kegiatan pengadaan perusahaan. Jika ingin mulai menggunakan e-procurement di perusahaan Anda, kunjungi saja Mbiz.co.id. Melalui situs yang dibangun untuk melayani transaksi B2B (business to business), Mbiz.co.id hadir sebagai solusi total pengadaan barang dan jasa yang lebih efektif dan efisien.